Käyttöehdot
Nämä ehdot koskevat VirtualGaragen käyttöä ammatti- tai liiketoiminnassa. Hyväksymällä ehdot Asiakkaan puolesta vahvistat valtuutesi tehdä sopimuksen sen nimissä.
VirtualGarage (”Palvelu”) on TopSoft OÜ:n tarjoama pilvipalvelu yritysten toiminnan hallintaan.
Asiakas on luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, joka käyttää VirtualGaragea ammatti- tai liiketoiminnassaan. Käyttäjä on luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, jolle Asiakas on myöntänyt käyttöoikeuden tilinsä kautta. Oikeushenkilön puolesta toimivat sen valtuutetut edustajat.
1. Palveluntarjoaja ja sopimusasiakirjat
Palvelun tarjoaa TopSoft OÜ, rekisteritunnus 12252115, Tallinn, Estonia (”TopSoft OÜ”, ”me”). Ajantasainen rekisteröity osoite ja yhteystiedot julkaistaan tietosuojaselosteessa. Yhteydenotot voi tehdä tukisivulla.
Rekisteröidyn osoitteen tai yhteystietojen muuttaminen oikeushenkilön ja rekisteritunnuksen pysyessä samoina on tietojen päivitys, joka ei edellytä ehtojen uudelleenhyväksymistä. Päivitetyt tiedot julkaistaan tietosuojaselosteessa.
Näissä ehdoissa ”sinä” tarkoittaa Asiakasta. Ehdot, valittu paketti tai tilaus, kohdan 4 maksuehdot ja tietojenkäsittelysopimus (DPA) muodostavat palvelusopimuksen. Erikseen allekirjoitettu sopimus on ristiriitatilanteessa ensisijainen asianomaiselta osin.
2. Tili ja valtuudet
Käyttöönoton viimeistelijä vahvistaa rekisteröintitietojen oikeellisuuden ja valtuutensa toimia Asiakkaan puolesta. Asiakas vastaa käyttäjistä, käyttöoikeuksista, tunnusten suojaamisesta ja tiliensä kautta tehdyistä toimista. Epäillystä luvattomasta käytöstä on ilmoitettava ilman aiheetonta viivytystä.
3. Kokeilu ja tilaus
Asiakkaalle voidaan myöntää maksuton kokeilu, jonka kesto ilmoitetaan käyttöoikeutta annettaessa. Kokeilu ei itsestään muutu maksulliseksi tilaukseksi. Uusien Asiakkaiden kokeiluajan muuttaminen ei lyhennä jo myönnettyä kokeilua. Toiminnot ja rajat voivat poiketa maksullisista paketeista. Kokeilutilin tiedot ovat todellisia Asiakkaan tietoja ja DPA suojaa niitä.
Maksullisen tilauksen aloittamiseksi Asiakas valitsee paketin, minkä jälkeen lasku lähetetään. Tilaus aktivoituu maksun saavuttua. Pelkkä valinta tai laskutus ei aktivoi tilausta. Paketit, sisältyvät resurssit ja lisävalinnat esitetään hinnastosivulla tai tilauksessa.
4. Maksut, laskut ja verot
Hinta riippuu paketista ja lisäresursseista. Pakettihinnat, sisältyvät rajat sekä lisätyöntekijöiden, saapuvan sähköpostin tilien ja muiden maksullisten valintojen hinnat julkaistaan VirtualGaragen hinnastossa ja näytetään sovelluksessa ennen aktivoinnin tai muutoksen vahvistamista. Asiakkaaseen sovelletaan vahvistettaessa näytettyjä hintoja ja ehtoja; erillinen kirjallinen sopimus on ensisijainen. Julkaistun hinnan muutos ei yksin muuta voimassa olevan tilauksen sovittuja ehtoja: myöhemmät muutokset noudattavat tämän kohdan ilmoitusmenettelyä. Ellei toisin nimenomaisesti ilmoiteta, hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa. Laskut toimitetaan sähköisesti ja maksetaan merkittyyn eräpäivään mennessä. Asiakas maksaa pankki- ja vastaavat kulut.
Riidattoman maksun viivästyessä TopSoft OÜ voi periä lakisääteistä tai sovittua viivästyskorkoa ja kohtuullisen ilmoituksen jälkeen rajoittaa maksullisia toimintoja tai pääsyä. Rajoitus ei poista maksuvelvollisuutta. Alkaneen laskutuskauden maksuja ei palauteta, ellei laki tai kirjallinen sopimus edellytä muuta.
Ellei tilauksessa toisin sovita, laskutuskausi on kuukausi ja tilaus uusiutuu kuukausittain peruuttamiseen asti. Ensimmäisen aktivoinnin jälkeen seuraavat laskut perustuvat jatkuvaan tilaukseen; maksamatta jättäminen ei korvaa peruutusilmoitusta.
Hinta riippuu paketeista, toimipisteiden määrästä ja lisäresursseista. Sisältyvät työntekijät ja saapuvan sähköpostin tilit lasketaan yhteen tilin toimipisteistä. Ylittävät määrät laskutetaan erikseen lisäresursseja vahvistettaessa näytetyillä hinnoilla. Laskussa huomioidaan sovellettavat hinnat, paketit, resurssit, laskutuskausi ja sovittu suhteellinen hinnantasaus.
Voimassa olevan maksullisen tilauksen korotus tulee voimaan heti vahvistuksen jälkeen; jäljellä olevan kauden hintaerosta laaditaan lasku. Alempaan pakettiin siirtyminen tulee voimaan seuraavasta laskutuskuukaudesta. Nämä säännöt eivät muuta ensikäyttöönoton maksuedellytystä.
Toiminnon ollessa saatavilla Asiakas voi ottaa käyttöön automaattimaksut maksupalveluntarjoajan kautta. Asiakas valtuuttaa erikseen toistuvat veloitukset valitulla maksutavalla sekä välittömät lisäveloitukset vahvistetun pakettikorotuksen tai maksullisten lisäresurssien jälkeen, jos näytetyt ehdot näin määräävät. Valtuutus ehtoineen tallennetaan erillään näiden ehtojen hyväksymisestä. Ennen käyttöönottoa näytetään veloitusten tiheys ja ajankohta, laskentaperusteet, epäonnistuneen maksun uusintayritykset ja käytöstäpoiston ehdot. Ennen paketti- tai resurssimuutoksen vahvistusta näytetään lisämaksu ja veloitusajankohta. Summa määräytyy sovellettavista hinnoista, paketista, lisäresursseista ja veroista.
Epäonnistunut automaattimaksu jää avoimeksi eräpäivälliselle laskulle. TopSoft OÜ ilmoittaa asiasta sovelluksessa tai sähköpostitse ja voi yrittää uudelleen valtuutuksen rajoissa. Asiakas voi käyttää muuta saatavilla olevaa maksutapaa; uusintayritykset loppuvat maksun vahvistamiseen tai automaattimaksujen poistamiseen käytöstä. Epäonnistuminen ei itsessään peruuta tilausta. Maksuviiveeseen perustuva pääsyn rajoitus edellyttää tämän kohdan mukaista ilmoitusta.
Automaattimaksut voi poistaa käytöstä sovelluksen toiminnolla. Se ei itsessään peruuta tilausta eikä vapauta laskujen maksamisesta muulla tavalla. Peruuttamista koskee kohta 11. TopSoft OÜ ei säilytä täydellisiä korttitietoja, jos ne toimitetaan suoraan maksupalveluntarjoajalle.
Hintamuutoksista ilmoitetaan vähintään 30 päivää etukäteen. Uudet hinnat tulevat voimaan ilmoitusajan päätyttyä alkavalta laskutuskaudelta. Asiakas voi peruuttaa ennen uusien hintojen soveltamista. Pakollisten verojen muutokset toteutetaan lain mukaisesti.
5. Käyttöoikeus
Sopimuskaudeksi myönnetään rajattu, ei-yksinomainen ja siirtokelvoton oikeus käyttää Palvelua Asiakkaan sisäisessä toiminnassa. Pääsyn jälleenmyynti, rajojen tai suojauksen kiertäminen, haittakoodi, luvattomat tietoturvatestit, olennaisten osien kopiointi ja lainvastainen käyttö on kielletty.
Asiakas voi käyttää julkisia sivuja ja toiminnon ollessa saatavilla upottaa VirtualGarage-lomakkeita ja -widgettejä verkkosivuilleen palveluja hakevien henkilöiden kanssa asiointiin. Tämä on sallittua käyttöä. Asiakas vastaa sivustonsa sisällöstä, tiedonkeruun laillisuudesta ja tietosuojaselosteensa saatavuudesta eikä saa piilottaa lomakkeen tai widgetin ilmoituksia ja asiakirjalinkkejä.
6. Asiakkaan tiedot
Tietoja voivat syöttää Asiakas ja Käyttäjät, tai niitä voi tulla palveluja hakevilta henkilöiltä julkisten sivujen, lomakkeiden ja widgettien kautta, myös Asiakkaan sivustolta. Tietoja voi tulla hintapyynnöstä, tarjoukseen vastaamisesta, tarjoukseen perustuvasta tilauksesta tai verkkovarauksesta. Rekisteröintiä tai tilin käyttöoikeutta ei tarvita.
Asiakkaan tai Käyttäjien syöttämät tai Palvelun toimintojen, julkisten sivujen, lomakkeiden ja widgettien kautta vastaanottamat tiedot, tiedostot ja muu sisältö ovat ”Asiakkaan tietoja”. Käyttö ei siirrä sisältöoikeuksia TopSoft OÜ:lle; Asiakkaan ja muiden oikeudenhaltijoiden oikeudet säilyvät. Asiakas määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja vastaa laillisuudesta, tarkkuudesta, henkilöiden informoinnista ja Käyttäjien oikeuksista. TopSoft OÜ käsittelee henkilötietoja Asiakkaan lukuun Palvelun tarjoamiseksi, suojaamiseksi ja tukemiseksi DPA:n mukaisesti.
Palvelua ei ole tarkoitettu erityisiin henkilötietoryhmiin, ellei TopSoft OÜ nimenomaisesti sovi muuta. Tarpeettomia arkaluonteisia tietoja ei tule syöttää.
7. Toiminta, ylläpito ja tuki
TopSoft OÜ toteuttaa kohtuulliset ammatilliset toimenpiteet saatavuuden ja turvallisuuden ylläpitämiseksi. Huolto, turvallisuustoimet, tietoliikennehäiriöt, ylivoimainen este tai toimittajan häiriöt voivat aiheuttaa katkoksia. Merkittävästi vaikuttavista suunnitelluista töistä ilmoitetaan, kun se on käytännössä mahdollista.
Erityistä palvelutasosopimusta tai keskeytyksetöntä toimintaa ei taata ilman erillistä kirjallista sopimusta.
8. Viestit ja ulkopuoliset palvelut
Palvelu voi lähettää toimintaan liittyviä sähköposteja ja tekstiviestejä Asiakkaan ohjeilla. Toimitus riippuu ulkopuolisista sähköposti-, SMS- ja teleoperaattoreista eikä sitä taata. Asiakas vastaa viestien oikeusperusteesta ja sisällöstä.
Asiakas voi saatavilla olevilla toiminnoilla yhdistää ulkopuolisia kirjanpito- ja muita järjestelmiä osto- ja myyntilaskujen, maksujen, vastapuolten ja liittyvien tietojen siirtoon. Integraatiot, tiedot ja käyttöehdot näytetään yhdistettäessä. Tiedonvaihto noudattaa Asiakkaan ohjeita ja asetuksia. Jokainen integraatio vahvistetaan erikseen; näiden sääntöjen puitteissa ehtoja ei tarvitse hyväksyä uudelleen.
Asiakas vastaa valinnasta, kirjanpitoasetuksista, siirron laillisuudesta ja tulosten tarkastamisesta. Integraatioihin voivat soveltua tarjoajien omat ehdot, ja niiden saatavuus riippuu ulkopuolisista järjestelmistä. TopSoft OÜ ei vastaa kohtuullisen määräysvaltansa ulkopuolisista palveluista, mutta säilyttää lakiin ja DPA:han perustuvan vastuun käyttämistään käsittelijöistä.
9. Luottamuksellisuus ja turvallisuus
Kumpikin osapuoli suojaa toisen ei-julkisia liiketoimintatietoja ja käyttää niitä vain sopimuksen täyttämiseen. TopSoft OÜ toteuttaa DPA:n toimenpiteet. Asiakas määrittää roolit ja oikeudet asianmukaisesti ja suojaa laitteet ja verkot.
10. Immateriaalioikeudet
Palvelu, ohjelmisto, dokumentaatio, brändi ja liittyvät oikeudet kuuluvat TopSoft OÜ:lle ja sen lisenssinantajille. Omistusoikeutta ei siirretä Asiakkaalle. Palautetta voidaan käyttää kehittämiseen paljastamatta Asiakkaan luottamuksellisia tietoja.
11. Keskeytys, päättäminen ja tietojen siirto
Asiakas voi peruuttaa uusiutumisen tilin toiminnolla tai tuen kautta ennen seuraavaa laskutuskautta. Ellei tilauksessa muuta sovita, peruutus tulee voimaan nykyisen kauden lopussa; päättymispäivä ilmoitetaan Asiakkaalle. Jo alkaneen uuden kauden maksu on maksettava riippumatta todellisesta maksupäivästä. Maksamatta jättäminen ei ole peruutus. Pakottavat oikeudet ennenaikaiseen päättämiseen ja alla olevat erityiset siirtosäännöt säilyvät.
Olennainen rikkomus, jota ei korjata kohtuullisessa ajassa ilmoituksen jälkeen, oikeuttaa toisen päättämään sopimuksen. TopSoft OÜ voi keskeyttää pääsyn heti vahingon estämiseksi, häiriöön reagoimiseksi, lain noudattamiseksi tai selvästi lainvastaisen käytön lopettamiseksi.
Asiakas voi käyttää vientitoimintoja tai pyytää tuelta viennin valmistelua. Päättymisen jälkeen tiedot Asiakkaan valinnan mukaan palautetaan ja jäljelle jäävät kopiot poistetaan tai poistetaan ilman palautusta. Aktiivijärjestelmistä poistaminen tapahtuu 90 päivän kuluessa päättymisestä huomioiden siirron noutojakson ja DPA:n mukaisen erillisen kirjallisen pidennyksen. Asiakas vastaa tarvittavista kopioista ja kirjanpitoaineistonsa säilytyksestä; pitkäaikaista kirjanpitoarkistoa ei erikseen tarjota päättymisen jälkeen.
Poistamisen jälkeen jäännöstietoja voi olla useiden Asiakkaiden yhteisissä varmuuskopioissa suunniteltuun kiertoon asti, yleensä enintään 30 päivää ja perustellusta teknisestä tarpeesta enintään 60 päivää aktiivijärjestelmistä poistamisesta. Pääsy rajataan valtuutetuille henkilöille; tietoja ei käytetä normaaliin toimintaan tai muihin tarkoituksiin kuin välttämättömään palauttamiseen. Palautuksessa aiemmin poistetut tiedot poistetaan uudelleen ennen normaalin käsittelyn jatkumista. Lain pakolliset lyhyemmät poistomääräajat ovat ensisijaisia.
11.1. Tietojen vienti ja palveluntarjoajan vaihtaminen
Täydellistä vientiä varten valtuutettu edustaja ottaa yhteyttä tukeen ilmoittaen tilin, toivotun ajankohdan ja siirron tarkoituksen. Valmistelu voi vaatia teknistä työtä. Vienti rajoittuu kyseisen Asiakkaan tietoihin: yritys, toimipisteet, käyttäjät ja työntekijät; asiakkaat ja vastapuolet; ajoneuvot ja laitteet; tarjoukset, tilaukset ja varaukset; tuotteet, varasto ja toimittajat; laskut, maksut ja ansaintalaskelmat; viestit, liitteet ja tiedostot; käyttäjäasetukset, tietueiden suhteet ja Asiakkaaseen liittyvät käytön metatiedot. Laajuus riippuu käytetyistä toiminnoista. Rakenteiset tiedot annetaan koneluettavana, esimerkiksi CSV- tai JSON-muodossa, suhteiden kuvauksineen; tiedostot nykyisissä muodoissaan. Tarkka sisältö, muodot ja tunnetut rajoitukset ilmoitetaan vientiä järjestettäessä. Muiden asiakkaiden tietoja, lähdekoodia tai sisäisiä turvamekanismeja ei luovuteta; rajaukset eivät saa estää laillista siirtoa.
Kun asetuksen (EU) 2023/2854 (datasäädös) VI lukua sovelletaan, Asiakas voi valita toisen tarjoajan, oman infrastruktuurin tai poistamisen. Vaihtamisen ilmoitusaika on enintään 30 kalenteripäivää ja sitä seuraava siirtymäaika enintään 30 kalenteripäivää. TopSoft OÜ antaa kohtuullista apua, ylläpitää sopimustoimintoja ja turvallisuutta ja ilmoittaa tunnetut jatkuvuusriskit. Teknisen mahdottomuuden tapauksessa perustelut ja enintään seitsemän kuukauden vaihtoehtoinen aika ilmoitetaan 14 työpäivässä pyynnöstä. Asiakas voi pidentää siirtymäaikaa kerran. Onnistuneen vaihdon jälkeen sopimus päättyy ja Asiakkaalle ilmoitetaan; poistamisen valinnassa päättyminen tapahtuu ilmoitusajan lopussa. Siirtymäajan jälkeen on vähintään 30 kalenteripäivää tietojen noutoon, minkä jälkeen taataan täydellinen poistaminen lain mukaisesti tai erikseen sovittuna myöhempänä päivänä. Nämä säännöt ovat ensisijaisia yleisiin päättymis- ja poistomääräaikoihin nähden.
Ennen 12. tammikuuta 2027 erillinen vaihtomaksu saa kattaa vain suorat kustannukset, ja ehtojen on oltava ilmoitettu ennen sopimusta; muuten erillistä maksua ei peritä. Tästä päivästä alkaen itse vaihtamisesta ei peritä maksua. Tavalliset palvelumaksut käsitellään erikseen; pakottavat päättämis- ja selvityssäännöt säilyvät.
12. Takuut ja vastuu
Palvelu tarjotaan kohtuullisella ammatillisella huolellisuudella. Lain sallimassa enimmäislaajuudessa TopSoft OÜ ei vastaa välillisistä vahingoista, menetetystä voitosta tai mahdollisuuksista eikä Asiakkaan ohjeista, lainvastaisista tiedoista, sen hallitsemista järjestelmistä tai kohtuullisen määräysvallan ulkopuolisista olosuhteista aiheutuvasta vahingosta.
Kokonaisvastuu kaikista Palveluun liittyvistä vaatimuksista, myös DPA:n nojalla, rajoittuu Asiakkaan maksamaan tai maksettavaan määrään vaatimuksen perusteena olevaa tapahtumaa välittömästi edeltäviltä 12 kuukaudelta. Usean tapahtuman tapauksessa käytetään ensimmäistä edeltävää ajanjaksoa. Raja on yhteinen kaikille vaatimuksille, ei erillinen kutakin vaatimusta tai asiakirjaa kohden. Lain sallimissa rajoissa se kattaa myös luottamuksellisuutta ja henkilötietoja koskevat sopimusvaatimukset.
Rajoitukset eivät koske tahallisuutta, törkeää huolimattomuutta tai vastuuta, jota laki ei salli rajoittaa. Ne eivät rajoita rekisteröityjen oikeuksia, valvontaviranomaisten toimivaltaa tai GDPR:n pakollista vastuuta.
13. Muutokset
Ehtoja voidaan päivittää lain, turvallisuusvaatimusten, toiminnan tai ominaisuuksien muuttuessa. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan sovelluksessa tai sähköpostitse vähintään 30 kalenteripäivää etukäteen, mukaan lukien kuvaus, versio ja voimaantulopäivä. Asiakkaan asemaa olennaisesti heikentävät muutokset tulevat voimaan aikaisintaan seuraavassa uusinnassa ilmoitusajan päätyttyä; Asiakas voi peruuttaa ennen sitä. Hintoihin sovelletaan kohtaa 4 ja alikäsittelijöihin DPA:ta.
Jos laki tai kiireellinen turvallisuuskorjaus estää määräajan, muutos rajataan välttämättömään ja perusteltu ilmoitus annetaan ilman aiheetonta viivytystä. Julkaisu ei yksin ole hyväksyntä kaikille uusille velvoitteille. Tarvittava erillinen suostumus pyydetään valtuutetulta edustajalta ennen soveltamista. Automaattimaksut ja integraatiot hyväksyttyjen sääntöjen puitteissa vahvistetaan erikseen ilman koko sopimuksen uudelleenhyväksymistä.
14. Laki ja riidat
Sovelletaan Viron lakia. Osapuolet pyrkivät ensin ratkaisuun vilpittömin neuvotteluin. Ratkaisemattomat riidat käsitellään Harjun maakuntatuomioistuimessa, ellei pakottava laki määrää muuta.
15. Sähköinen hyväksyntä
Valintaruudun merkitseminen ja käyttöönoton loppuunsaattaminen muodostavat sähköisen hyväksynnän. TopSoft OÜ säilyttää asiakirjan version ja tiivisteen, hyväksymisajan ja -päivän sekä Asiakkaan ja hyväksyneen edustajan tiedot. Käännösten ristiriidassa Asiakkaan hyväksymä kyseisen asiakirjan kieliversio on ensisijainen, ellei erikseen kirjallisesti muuta sovita. Käyttöliittymän kielen vaihto ei muuta hyväksytyn asiakirjan kieltä.