Kasutustingimused
Need tingimused reguleerivad VirtualGarage’i kasutamist kutse- või majandustegevuses. Kliendi nimel tingimustega nõustudes kinnitate oma õigust sõlmida leping tema nimel.
VirtualGarage („Teenus“) on ettevõtete tegevuse juhtimiseks mõeldud pilveteenus, mida osutab TopSoft OÜ.
Klient on füüsiline või juriidiline isik, kes kasutab VirtualGarage’i oma kutse- või majandustegevuses. Kasutaja on füüsiline või juriidiline isik, kellele Klient on andnud õiguse kasutada VirtualGarage’i oma konto kaudu. Juriidilise isiku nimel tegutsevad tema volitatud esindajad.
1. Teenuseosutaja ja lepingu koosseis
Teenust osutab TopSoft OÜ, registrikood 12252115, Tallinn, Estonia („TopSoft OÜ“, „meie“). Kehtiv registrijärgne aadress ja kontaktandmed on avaldatud privaatsuspoliitikas. Pöördumised saab esitada klienditoe lehel.
TopSoft OÜ registrijärgse aadressi või kontaktandmete muutmine, kui juriidiline isik ja registrikood jäävad samaks, on rekvisiitide uuendamine ega nõua nende tingimustega uuesti nõustumist. Ajakohased andmed avaldatakse privaatsuspoliitikas.
Nendes tingimustes tähendab „teie“ Klienti. Tingimused, valitud pakett või tellimus, punktis 4 määratud maksetingimused ja andmetöötlusleping (DPA) moodustavad teenuse osutamise lepingu. Vastuolu korral on eraldi allkirjastatud leping vastavas osas ülimuslik.
2. Konto ja volitused
Seadistuse lõpetaja kinnitab registreerimisandmete õigsust ja volitust tegutseda Kliendi nimel. Klient vastutab kasutajate, juurdepääsuõiguste, sisselogimisandmete kaitse ja oma kontode kaudu tehtud toimingute eest. Volitamata juurdepääsu kahtlusest tuleb teatada põhjendamatu viivituseta.
3. Prooviperiood ja tellimus
Kliendile võidakse võimaldada tasuta prooviperiood, mille kestus näidatakse juurdepääsu andmisel. Prooviperiood ei muutu iseenesest tasuliseks tellimuseks. Uute Klientide prooviperioodi muutmine ei lühenda juba antud prooviperioodi. Prooviperioodi funktsioonid ja limiidid võivad tasulistest pakettidest erineda. Proovikonto andmed on tegelikud Kliendi andmed ning neid kaitseb DPA.
Tasulise tellimuse alustamiseks valib Klient paketi, mille järel väljastatakse arve. Tasuline tellimus aktiveeritakse makse laekumisel. Paketi valimine või arve väljastamine üksi tellimust ei aktiveeri. Paketid, sisalduvad ressursid ja lisavalikud on hinnalehel või tellimuses.
4. Tasud, arved ja maksud
Tasu sõltub valitud paketist ja lisaressurssidest. Pakettide hinnad, sisalduvad limiidid ning lisatöötajate, sissetuleva e-posti kontode ja muude tasuliste valikute hinnad avaldatakse VirtualGarage’i hinnajaotises ning kuvatakse rakenduses enne vastava aktiveerimise või muudatuse kinnitamist. Kliendile kehtivad kinnitamisel rakenduses näidatud hinnad ja tingimused; eraldi kirjalik kokkulepe on ülimuslik. Avaldatud hinna muutmine üksi ei muuda olemasoleva tellimuse kokkulepitud tingimusi: hilisematele muudatustele kohaldub käesoleva punkti teavitamiskord. Kui pole sõnaselgelt märgitud teisiti, ei sisalda hinnad käibemaksu. Arved saadetakse elektrooniliselt ja tasutakse arvel märgitud tähtajaks. Panga- ja muud sarnased tasud kannab Klient.
Vaidlustamata summa tasumisega viivitamisel võib TopSoft OÜ nõuda seadusjärgset või kokkulepitud viivist ning mõistliku etteteatamise järel piirata tasulisi funktsioone või juurdepääsu. Piiramine ei kõrvalda maksekohustust. Alanud arvestusperioodi tasu ei tagastata, välja arvatud seaduses või kirjalikus kokkuleppes ette nähtud juhtudel.
Kui tellimuses pole teisiti kokku lepitud, on arvestusperiood üks kuu ning tellimus pikeneb kuude kaupa kuni lõpetamiseni. Pärast esmast aktiveerimist väljastatakse järgnevate perioodide arved jätkuva tellimuse alusel; tasumata jätmine ei asenda lõpetamisteadet.
Tasu sõltub valitud pakettidest, asukohtade arvust ja aktiveeritud lisaressurssidest. Paketis sisalduvad töötajad ja sissetuleva e-posti kontod liidetakse konto kõigi asukohtade peale. Üle sisalduva koguse töötajate ja e-posti kontode eest tasutakse lisaressursside kinnitamisel näidatud hindade alusel. Arve arvestab Kliendile kehtivaid hindu, aktiveeritud pakette ja ressursse, arvestusperioodi ning ettenähtud proportsionaalset ümberarvestust.
Kehtiva tasulise tellimuse kõrgemale paketile üleminek jõustub kohe pärast kinnitamist ning arve väljastatakse perioodi ülejäänud osa hinnavahele. Madalamale paketile üleminek jõustub järgmisest arvestuskuust. Need reeglid ei muuda esmase aktiveerimise eelduseks olevat makse laekumist.
Vastava funktsiooni olemasolul võib Klient lubada tellimuse automaatse tasumise makseteenuse pakkuja kaudu. Klient annab eraldi loa korduvmakseteks valitud makseviisiga ning kinnitatud paketiuuenduse või tasuliste lisaressursside aktiveerimise järel koheseks lisatasu sissenõudmiseks, kui näidatud tingimused seda ette näevad. Luba ja selle tingimused talletatakse eraldi nende tingimustega nõustumisest. Enne automaatmaksete lubamist kuvatakse maksete sagedus ja aeg, summa arvutamise viis, ebaõnnestunud makse korduskatsete võimalus ning väljalülitamise kord. Enne paketi või ressursside muudatuse kinnitamist näidatakse lisatasu ja selle sissenõudmise aega. Summa sõltub kehtivatest hindadest, paketist, lisaressurssidest ja maksudest.
Ebaõnnestunud automaatmakse korral jääb summa maksetähtajaga arvele tasumata. TopSoft OÜ teavitab Klienti rakenduses või e-postiga ning võib loa piires makset uuesti proovida. Klient võib tasuda muul kättesaadaval viisil; korduskatsed lõpevad makse kinnitamisel või automaatmaksete väljalülitamisel. Ebaõnnestumine üksi ei lõpeta tellimust. Võlgnevusest tulenev juurdepääsupiirang eeldab käesoleva punkti kohast teavitamist.
Klient saab automaatmaksed rakenduse vastava funktsiooniga välja lülitada. See ei lõpeta iseenesest tellimust ega kõrvalda väljastatud arvete tasumise kohustust muul viisil. Tellimuse lõpetamist reguleerib punkt 11. TopSoft OÜ ei säilita täielikke kaardiandmeid, kui need edastatakse otse makseteenuse pakkujale.
Hinnamuutusest teatab TopSoft OÜ vähemalt 30 päeva ette. Uued hinnad kehtivad pärast selle tähtaja lõppu algavast arvestusperioodist. Klient võib tellimuse enne uute hindade rakendumist lõpetada. Kohustuslike maksude muudatused rakenduvad vastavalt seadusele.
5. Kasutusõigus
Lepingu ajaks annab TopSoft OÜ piiratud, mitteainuõiguslik ja üleandmatu õiguse kasutada Teenust Kliendi ettevõttesiseses tegevuses. Keelatud on juurdepääsu edasimüük, limiitidest või turvameetmetest möödahiilimine, pahavara sisestamine, volitamata turvatestid, Teenuse oluliste osade kopeerimine ja ebaseaduslik kasutamine.
Klient võib kasutada Teenuse avalikke lehti ning vastava funktsiooni olemasolul paigutada oma veebilehtedele VirtualGarage’i vorme ja vidinaid teenusest huvitatud isikutega suhtlemiseks. See kuulub lubatud kasutuse hulka. Klient vastutab veebilehe sisu, andmekogumise seaduslikkuse ja oma privaatsuspoliitika kättesaadavuse eest ega tohi peita vormi või vidina teateid ja dokumendilinke.
6. Kliendi andmed
Andmed võivad pärineda Kliendilt või Kasutajatelt või teenust soovivatelt isikutelt VirtualGarage’i avalike lehtede, vormide ja vidinate kaudu, sealhulgas Kliendi veebilehtedel. Andmeid võidakse saada hinnapäringust, pakkumisele vastamisest, selle alusel tellimuse loomisest või veebibroneeringust. Nendeks toiminguteks pole registreerumine ega kontole juurdepääs vajalik.
Kliendi või Kasutajate Teenusesse sisestatud või selle funktsioonide, sealhulgas avalike lehtede, vormide ja vidinate kaudu saadud andmed, failid ja muu sisu on „Kliendi andmed“. Kasutamine ei anna TopSoft OÜ-le sisu õigusi; Kliendi ja teiste õiguste omajate õigused säilivad. Klient määrab isikuandmete töötlemise eesmärgid ning vastutab seaduslikkuse, täpsuse, isikute teavitamise ja Kasutajate õiguste eest. TopSoft OÜ töötleb neid isikuandmeid Kliendi nimel Teenuse osutamiseks, kaitsmiseks ja toetamiseks vastavalt DPA-le.
Teenus pole mõeldud eriliigiliste isikuandmete jaoks, kui TopSoft OÜ pole sõnaselgelt teisiti kokku leppinud. Klient ei peaks sisestama tarbetut tundlikku teavet.
7. Toimimine, hooldus ja tugi
TopSoft OÜ rakendab mõistlikke professionaalseid meetmeid Teenuse kättesaadavuseks ja turvalisuseks. Ajutisi katkestusi võivad põhjustada hooldus, turvameetmed, sidehäired, vääramatu jõud või tarnija rike. Olulise eeldatava mõjuga plaanilistest töödest teatatakse, kui see on praktiliselt võimalik.
Konkreetset SLA-d ega katkestusteta toimimist ei tagata, kui pole eraldi kirjalikult kokku lepitud.
8. Sõnumid ja kolmandate isikute teenused
Kliendi juhiste alusel võib Teenus saata tööalaseid e-kirju ja SMS-e. Kohaletoimetamine sõltub välistest e-posti-, SMS- ja sidepakkujatest ega ole tagatud. Klient vastutab sõnumite õigusliku aluse ja sisu eest.
Vastavate funktsioonide olemasolul võib Klient ühendada raamatupidamis- ja muid välissüsteeme ostu- ja müügiarvete, maksete, tehingupartnerite ja seotud andmete edastamiseks. Võimalikud integratsioonid, andmete koosseis ja tingimused kuvatakse ühendamisel. Andmevahetus toimub Kliendi juhiste ja seadistuste järgi. Klient kinnitab iga integratsiooni eraldi; käesolevate reeglite piires ei nõuta tingimustega uuesti nõustumist.
Klient vastutab integratsiooni valiku, raamatupidamisseadistuste, edastamise seaduslikkuse ja tulemuste kontrolli eest. Integratsioonidele võivad kehtida pakkujate tingimused ning nende kättesaadavus sõltub välissüsteemidest. TopSoft OÜ ei vastuta teenuste eest väljaspool oma mõistlikku kontrolli, kuid säilitab kaasatud töötlejate suhtes seadusest ja DPA-st tuleneva vastutuse.
9. Konfidentsiaalsus ja turvalisus
Kumbki pool kaitseb teise mitteavalikku äriteavet ja kasutab seda ainult lepingu täitmiseks. TopSoft OÜ rakendab DPA meetmeid. Klient peab seadistama rollid ja õigused nõuetekohaselt ning kaitsma seadmeid ja võrke.
10. Intellektuaalomand
Teenus, tarkvara, dokumentatsioon, kaubamärgistus ja seotud õigused kuuluvad TopSoft OÜ-le ja tema litsentsiandjatele. Kliendile omandiõigust ei anta. Tagasisidet võib kasutada Teenuse parandamiseks Kliendi konfidentsiaalset teavet avaldamata.
11. Peatamine, lõpetamine ja andmete ülekandmine
Klient võib tellimuse pikenemise tühistada konto vastava funktsiooni või klienditoe kaudu enne järgmise arvestusperioodi algust. Kui tellimuses pole teisiti kokku lepitud, jõustub lõpetamine jooksva arvestusperioodi lõpus; Klienti teavitatakse lõpetamise kuupäevast. Juba alanud uue perioodi tasu tuleb maksta sõltumata tegeliku tasumise ajast. Tasumata jätmine ei ole lõpetamine. Need reeglid ei piira seadusest tulenevaid ennetähtaegse lõpetamise õigusi ega alltoodud erireegleid.
Oluline rikkumine, mida ei kõrvaldata mõistliku aja jooksul pärast teavitamist, annab teisele poolele õiguse leping lõpetada. TopSoft OÜ võib juurdepääsu viivitamata peatada kahju vältimiseks, intsidendile reageerimiseks, seaduse täitmiseks või selgelt ebaseadusliku kasutuse lõpetamiseks.
Klient võib kasutada olemasolevaid ekspordifunktsioone või paluda klienditoel eksport ette valmistada. Teenuse lõppemisel andmed Kliendi valikul tagastatakse ja ülejäänud koopiad kustutatakse või kustutatakse tagastamata. Aktiivsüsteemidest kustutatakse andmed hiljemalt 90 päeva jooksul pärast lõpetamist, arvestades üleminekujärgset andmete kättesaamise aega ja DPA alusel eraldi kirjalikult kokkulepitud pikendust. Klient vastutab vajalike koopiate saamise ja oma raamatupidamisdokumentide säilitamise eest; pikaajalist raamatupidamisarhiivi pärast lõpetamist eraldi ei pakuta.
Pärast aktiivsüsteemidest kustutamist võivad jääkandmed säilida mitme Kliendi ühistes varukoopiates kuni plaanilise rotatsioonini, tavaliselt kuni 30 päeva ning põhjendatud tehnilise vajaduse korral kuni 60 päeva aktiivsüsteemidest kustutamisest. Juurdepääs on ainult volitatud isikutel; andmeid ei kasutata tavapärases töös ega muuks kui vajalikuks taastamiseks. Taastamisel kustutatakse varem kustutatud andmed uuesti enne tavapärase töötlemise jätkumist. Seaduse kohustuslikud lühemad kustutustähtajad on ülimuslikud.
11.1. Andmete eksport ja teenuse vahetamine
Täielikuks ekspordiks pöördub Kliendi volitatud esindaja klienditoe poole, märkides konto, soovitud kuupäeva ja ülekande eesmärgi. Ettevalmistus võib vajada tehnilisi töid. Eksport piirdub selle Kliendi andmetega: ettevõte, asukohad, kasutajad ja töötajad; kliendid ja tehingupartnerid; sõidukid ja seadmed; pakkumised, tellimused ja broneeringud; kaubad, ladu ja tarnijad; arved, maksed ja arvestatud tasud; sõnumid, manused ja failid; kasutajaseaded, kirjete seosed ja Kliendiga seotud kasutusmetaandmed. Koosseis sõltub kasutatud funktsioonidest. Struktureeritud andmed antakse masinloetavas vormingus, näiteks CSV või JSON, koos seoste kirjeldusega; failid olemasolevas vormingus. Täpne koosseis, vormingud ja teadaolevad piirangud teatatakse ekspordi korraldamisel. Teiste klientide andmeid, lähtekoodi ega TopSoft OÜ sisemisi turvamehhanisme ei edastata; erandid ei tohi takistada Kliendi andmete seaduslikku ülekandmist.
Kui kohaldub määruse (EL) 2023/2854 (andmemäärus) VI peatükk, võib Klient valida teise pakkuja, oma taristusse ülekandmise või kustutamise. Ülemineku etteteatamisaeg on kuni 30 kalendripäeva ja järgnev üleminekuperiood kuni 30 kalendripäeva. TopSoft OÜ annab mõistlikku abi, säilitab lepingulised funktsioonid ja turvalisuse ning teatab teadaolevatest jätkuvusriskidest. Kui tähtaja järgimine on tehniliselt võimatu, esitatakse 14 tööpäeva jooksul taotlusest põhjendus ja kuni seitsme kuu pikkune alternatiivne periood. Klient võib üleminekuperioodi ühe korra pikendada. Eduka ülemineku järel leping lõpeb ja Klienti teavitatakse; kustutamise valikul lõpeb see etteteatamisaja lõpus. Pärast üleminekuperioodi antakse vähemalt 30 kalendripäeva andmete kättesaamiseks, seejärel tagatakse täielik kustutamine seaduse järgi või eraldi kokku lepitud hilisemal kuupäeval. Need erireeglid on üldiste lõpetamis- ja kustutustähtaegade suhtes ülimuslikud.
Enne 12. jaanuari 2027 võib eraldi üleminekutasu nõuda ainult otseselt seotud kulude ulatuses ning juhul, kui tingimused avaldati enne lepingu sõlmimist; vastasel juhul eraldi tasu ei võeta. Alates 12. jaanuarist 2027 ülemineku enda eest tasu ei võeta. Tavalist teenustasu arvestatakse eraldi; kohustuslikud lõpetamis- ja arveldusreeglid säilivad.
12. Tagatised ja vastutus
Teenust osutatakse mõistliku professionaalse hoolsusega. Seadusega lubatud ulatuses ei vastuta TopSoft OÜ kaudse kahju, saamata jäänud tulu või võimaluste ega Kliendi juhiste, ebaseaduslike andmete, Kliendi kontrollitavate süsteemide või mõistlikust kontrollist väljuvate asjaolude põhjustatud kahju eest.
TopSoft OÜ koguvastutus Kliendi ees kõigi Teenusega seotud nõuete, sealhulgas DPA nõuete eest piirdub summaga, mille Klient maksis või pidi maksma nõude aluseks olevale sündmusele vahetult eelnenud 12 kuu jooksul. Mitme sündmuse puhul lähtutakse esimesele eelnenud perioodist. Piirmäär kehtib kõigi Kliendi nõuete peale kokku, mitte iga nõude või dokumendi kohta eraldi. Seadusega lubatud ulatuses hõlmab see ka konfidentsiaalsuse ja isikuandmete kaitsega seotud lepingulisi nõudeid.
Piirangud ja välistused ei kehti tahtliku rikkumise, raske hooletuse ega vastutuse kohta, mida seadus keelab piirata. Need ei piira andmesubjektide õigusi, järelevalveasutuste volitusi ega GDPR-ist tulenevat kohustuslikku vastutust.
13. Muudatused
TopSoft OÜ võib tingimusi ajakohastada seaduste, turvanõuete, Teenuse toimimise või funktsioonide muutumisel. Olulistest muudatustest teatatakse rakenduses või e-postiga vähemalt 30 kalendripäeva ette, lisades muudatuste kirjelduse, uue versiooni ja jõustumiskuupäeva. Kliendi olukorda oluliselt halvendavad muudatused rakenduvad kõige varem järgmise pikenemisega pärast teavitusaja lõppu; Klient võib enne seda pikenemise tühistada. Hinnamuutusi reguleerib punkt 4 ja alamtöötlejaid DPA.
Kui seadus või kiire turvaohu kõrvaldamine ei võimalda tähtaega järgida, piirdub muudatus vajalikuga ja selgitav teade saadetakse põhjendamatu viivituseta. Uue versiooni avaldamine üksi ei tähenda nõustumist mis tahes uute kohustustega. Kui vaja on eraldi nõusolekut, küsitakse see Kliendi volitatud esindajalt enne muudatuse rakendamist. Automaatmaksed ja integratsioonid juba aktsepteeritud reeglite piires kinnitatakse eraldi ega nõua iseenesest kogu lepinguga uuesti nõustumist.
14. Kohaldatav õigus ja vaidlused
Kohaldub Eesti õigus. Pooled püüavad esmalt lahendada vaidluse heausksete läbirääkimistega. Lahendamata vaidlusi menetleb Harju Maakohus, kui imperatiivne seadus ei näe ette teisiti.
15. Elektrooniline nõustumine
Märkeruudu valimine ja seadistuse lõpetamine on Kliendi elektrooniline nõustumine. TopSoft OÜ säilitab tõendid: dokumendi versiooni ja räsi, nõustumise kuupäeva ja kellaaja ning Kliendi ja nõustunud esindaja andmed. Tõlgete lahknevuse korral on Kliendiga suhtes ülimuslik tema aktsepteeritud dokumendi keeleversioon, kui pole eraldi kirjalikult kokku lepitud teisiti. Kasutajaliidese keele muutmine ei muuda aktsepteeritud dokumendi keelt.