Lietošanas noteikumi
Šie Noteikumi regulē VirtualGarage izmantošanu profesionālās vai saimnieciskās darbības vajadzībām. Pieņemot tos Klienta vārdā, jūs apliecināt savas tiesības tā vārdā noslēgt līgumu.
VirtualGarage (turpmāk — Pakalpojums) ir TopSoft OÜ nodrošināts mākoņpakalpojums uzņēmējdarbības procesu pārvaldībai.
Klients ir fiziska vai juridiska persona, kas izmanto VirtualGarage savas profesionālās vai saimnieciskās darbības ietvaros. Lietotājs ir fiziska vai juridiska persona, kuru Klients pilnvarojis izmantot VirtualGarage savā kontā. Juridiskas personas rīkojas ar savu pilnvaroto pārstāvju starpniecību.
1. Pakalpojuma sniedzējs un līguma dokumenti
Pakalpojumu nodrošina TopSoft OÜ, reģistrācijas numurs 12252115, Tallinn, Estonia (turpmāk — TopSoft OÜ, mēs). Aktuālā juridiskā adrese un kontaktinformācija ir publicēta Privātuma politikā. Jautājumus var iesniegt atbalsta lapā.
TopSoft OÜ juridiskās adreses vai kontaktinformācijas maiņa, nemainoties juridiskajai personai un reģistrācijas numuram, ir rekvizītu atjaunināšana un neprasa atkārtotu šo Noteikumu pieņemšanu. Atjauninātos rekvizītus publicē Privātuma politikā.
Šajos Noteikumos “jūs” nozīmē Klientu. Šie Noteikumi, izvēlētais tarifu plāns vai pasūtījums, saskaņā ar 4. sadaļu noteiktie maksājumu nosacījumi un Datu apstrādes līgums (DPA) veido pakalpojuma līgumu. Pretrunu gadījumā individuāli parakstīts līgums ir pārāks par šiem Noteikumiem.
2. Konts un pilnvarojums
Persona, kas pabeidz iestatīšanu, apliecina reģistrācijas datu pareizību un savas tiesības rīkoties Klienta vārdā. Klients atbild par saviem lietotājiem, piekļuves tiesībām, piekļuves datu aizsardzību un darbībām savos kontos. Par aizdomām par neatļautu piekļuvi jāziņo bez nepamatotas kavēšanās.
3. Izmēģinājums un abonements
Klientam var piedāvāt bezmaksas izmēģinājumu. Tā ilgums tiek norādīts, piešķirot piekļuvi. Izmēģinājuma piekļuve automātiski nekļūst par maksas abonementu. Izmēģinājuma ilguma maiņa jauniem Klientiem nesaīsina jau sāktu izmēģinājumu. Izmēģinājuma funkcijas un limiti var atšķirties no maksas plāniem. Izmēģinājuma konta dati ir faktiski Klienta dati, kurus aizsargā DPA.
Lai sāktu maksas abonementu, Klients izvēlas plānu un saņem rēķinu. Maksas abonements tiek aktivizēts pēc maksājuma saņemšanas. Plāna izvēle vai rēķina izrakstīšana vien to neaktivizē. Plāni, iekļautie resursi un papildiespējas ir norādīti cenu lapā vai pasūtījumā.
4. Maksājumi, rēķini un nodokļi
Maksa ir atkarīga no izvēlētā plāna un papildu resursiem. Plānu cenas, iekļautie limiti un cenas par papildu darbiniekiem, ienākošā e-pasta kontiem un citām maksas iespējām tiek publicētas VirtualGarage cenu sadaļā un parādītas lietotnē pirms attiecīgās aktivizēšanas vai izmaiņu apstiprināšanas. Klientam piemēro lietotnē apstiprināšanas brīdī parādītās cenas un nosacījumus; atsevišķi rakstiski saskaņoti nosacījumi ir prioritāri. Publicēto cenu maiņa pati par sevi nemaina esoša abonementa saskaņotos nosacījumus: turpmākām izmaiņām piemēro šajā sadaļā noteikto paziņošanas kārtību. Ja nav skaidri norādīts citādi, cenas neietver PVN. Rēķinus nosūta elektroniski, un tie jāapmaksā norādītajā termiņā. Banku un līdzīgas komisijas sedz Klients.
Par nokavētu neapstrīdētu summu TopSoft OÜ var piemērot likumā vai līgumā noteiktos nokavējuma procentus un pēc saprātīga iepriekšēja brīdinājuma ierobežot maksas funkcijas vai piekļuvi. Ierobežojumi neatceļ maksājumu pienākumus. Maksa par jau sāktu norēķinu periodu netiek atmaksāta, izņemot likumā noteiktos vai rakstiski saskaņotos gadījumus.
Ja pasūtījumā nav saskaņots citādi, abonementa norēķinu periods ir viens mēnesis, un tas katru mēnesi tiek pagarināts līdz atcelšanai. Pēc sākotnējās aktivizēšanas rēķinus par nākamajiem periodiem izraksta spēkā esošā abonementa ietvaros; nesamaksāšana neaizstāj paziņojumu par atcelšanu.
Maksa ir atkarīga no izvēlētajiem plāniem, struktūrvienību skaita un aktivizētajiem papildu resursiem. Iekļauto darbinieku un ienākošā e-pasta kontu skaits tiek summēts starp konta struktūrvienībām. Darbinieki un ienākošā e-pasta konti virs iekļautā daudzuma tiek apmaksāti atsevišķi pēc cenām, kas parādītas, apstiprinot papildu resursus. Rēķinos atspoguļo piemērojamās cenas, aktivizētos plānus un resursus, norēķinu periodu un piemērojamo proporcionālo aprēķinu.
Aktīva maksas abonementa pāreja uz augstāku plānu stājas spēkā uzreiz pēc apstiprināšanas, izrakstot rēķinu par starpību atlikušajā norēķinu periodā. Pāreja uz zemāku plānu stājas spēkā nākamajā norēķinu mēnesī. Šie noteikumi nemaina prasību samaksāt pirms sākotnējās aktivizēšanas.
Ja šāda funkcija ir pieejama, Klients var iespējot automātisku abonementa apmaksu ar maksājumu pakalpojumu sniedzēja starpniecību. To darot, Klients atsevišķi pilnvaro veikt regulārus maksājumus no izvēlētā maksāšanas līdzekļa un tūlītējus papildu maksājumus pēc apstiprinātas pārejas uz augstāku plānu vai papildu maksas resursu aktivizēšanas, ja parādītie nosacījumi paredz šādus maksājumus. Pilnvarojumu un tā nosacījumus reģistrē atsevišķi no šo Noteikumu pieņemšanas. Pirms automātisko maksājumu iespējošanas tiek parādīts maksājumu biežums un laiks, summu aprēķināšanas kārtība, iespējamie atkārtotie mēģinājumi neveiksmes gadījumā un automātisko maksājumu atspējošanas kārtība. Pirms plāna vai resursu izmaiņu apstiprināšanas Klientam parāda papildu summu un tās iekasēšanas laiku. Summas nosaka piemērojamās cenas, pašreizējais plāns, papildu resursi un nodokļi.
Ja automātiskais maksājums neizdodas, nesamaksātā summa saglabājas rēķinā ar apmaksas termiņu. TopSoft OÜ informē Klientu lietotnē vai pa e-pastu un pilnvarojuma ietvaros var atkārtot maksājuma mēģinājumu. Klients var izmantot citu pieejamu maksāšanas veidu; atkārtotus mēģinājumus pārtrauc pēc maksājuma apstiprināšanas vai automātisko maksājumu atspējošanas. Neveiksmīgs mēģinājums neatceļ abonementu. Piekļuves ierobežošana nokavēta maksājuma dēļ prasa paziņojumu saskaņā ar šo sadaļu.
Klients var atspējot automātiskos maksājumus, izmantojot lietotnē pieejamo funkciju. Maksājumu atspējošana pati par sevi neatceļ abonementu un neatbrīvo no pienākuma apmaksāt izrakstītos rēķinus citā pieejamā veidā. Abonementa atcelšanu regulē 11. sadaļa. TopSoft OÜ neglabā pilnus kartes datus, ja tos nosūta tieši maksājumu pakalpojumu sniedzējam.
TopSoft OÜ paziņo par cenu izmaiņām vismaz 30 dienas iepriekš. Jaunās cenas piemēro no norēķinu perioda, kas sākas pēc šā paziņošanas termiņa beigām. Klients var atcelt abonementu pirms jauno cenu piemērošanas. Obligāto nodokļu izmaiņas piemēro atbilstoši likumam.
5. Tiesības izmantot Pakalpojumu
Līguma darbības laikā TopSoft OÜ piešķir ierobežotas, neekskluzīvas un nenododamas tiesības izmantot Pakalpojumu Klienta iekšējās uzņēmējdarbības vajadzībām. Aizliegts tālākpārdot piekļuvi, apiet limitus vai aizsardzību, ievietot ļaunprātīgu kodu, veikt neatļautus drošības testus, kopēt būtiskas Pakalpojuma daļas vai izmantot to prettiesiski.
Klients var izmantot Pakalpojuma publiskās lapas un, ja pieejams, ievietot VirtualGarage veidlapas un logrīkus savās tīmekļvietnēs saziņai ar personām, kuras vēlas saņemt pakalpojumus. Tā ir atļauta Pakalpojuma izmantošana. Klients atbild par savas tīmekļvietnes saturu, likumīgu datu vākšanu un savas privātuma politikas pieejamību; tas nedrīkst slēpt veidlapās vai logrīkos izvietotos paziņojumus un saites uz dokumentiem.
6. Klienta dati
Datus var ievadīt Klients vai tā Lietotāji, vai tos var saņemt no personām, kas vēlas saņemt Klienta pakalpojumus, izmantojot VirtualGarage publiskās lapas, veidlapas un logrīkus, tostarp Klienta tīmekļvietnēs ievietotos. Datus var saņemt ar cenu pieprasījumiem, atbildēm uz piedāvājumiem, no piedāvājumiem izveidotiem pasūtījumiem vai tiešsaistes rezervācijām. Šīs darbības neprasa reģistrāciju vai piekļuvi VirtualGarage kontam.
Dati, faili un cits saturs, ko Klients vai tā Lietotāji ievada Pakalpojumā vai saņem ar tā starpniecību, tostarp izmantojot publiskās lapas, veidlapas un iegultos logrīkus, ir “Klienta dati”. Pakalpojuma izmantošana nenodod TopSoft OÜ tiesības uz šo saturu; Klienta un citu tiesību īpašnieku tiesības saglabājas. Klients nosaka Klienta datos ietverto personas datu apstrādes nolūkus un atbild par apstrādes likumību, precizitāti, personu informēšanu un Lietotāju tiesību piešķiršanu. TopSoft OÜ apstrādā šos personas datus Klienta uzdevumā, lai sniegtu, aizsargātu un atbalstītu Pakalpojumu saskaņā ar DPA.
Pakalpojums nav paredzēts īpašu kategoriju personas datiem, ja vien TopSoft OÜ nav skaidri piekritis citādi. Klientam nevajadzētu ievadīt nevajadzīgu sensitīvu informāciju.
7. Darbība, uzturēšana un atbalsts
TopSoft OÜ veic saprātīgus profesionālus pasākumus pieejamības un drošības uzturēšanai. Īslaicīgus pārtraukumus var izraisīt uzturēšana, drošības pasākumi, sakaru traucējumi, nepārvarama vara vai piegādātāju darbības traucējumi. Par plānotiem darbiem ar paredzamu būtisku ietekmi paziņo, ja tas ir saprātīgi iespējams.
Konkrēts SLA vai nepārtraukta darbība netiek garantēta, ja vien par to nav atsevišķas rakstiskas vienošanās.
8. Ziņojumi un trešo personu pakalpojumi
Pakalpojums pēc Klienta norādījumiem var nosūtīt darba e-pastus un īsziņas. Piegāde ir atkarīga no ārējiem e-pasta, īsziņu un sakaru pakalpojumu sniedzējiem un netiek garantēta. Klients atbild par savu ziņojumu tiesisko pamatu un saturu.
Ja pieejams, Klients var pieslēgt trešo personu grāmatvedības un citas sistēmas pirkuma un pārdošanas rēķinu, maksājumu informācijas, darījumu partneru datu un saistīto datu pārsūtīšanai. Pieejamās integrācijas, pārsūtāmos datus un lietošanas nosacījumus parāda aktivizēšanas laikā. Datu apmaiņa notiek atbilstoši Klienta norādījumiem un iestatījumiem. Klients atsevišķi apstiprina katru integrāciju; šo Noteikumu atkārtota pieņemšana nav nepieciešama, ja integrācija darbojas šeit aprakstīto noteikumu ietvaros.
Klients atbild par integrāciju izvēli, grāmatvedības iestatījumiem, likumīgu datu pārsūtīšanu un apmaiņas rezultātu pārbaudi. Integrācijām var piemērot to sniedzēju noteikumus, un tās var būt atkarīgas no trešo personu pieejamības. TopSoft OÜ neatbild par pakalpojumiem ārpus tā saprātīgas kontroles, taču saglabā likumā un DPA noteikto atbildību par piesaistītajiem apstrādātājiem.
9. Konfidencialitāte un drošība
Katra puse aizsargā otras puses nepublisko uzņēmējdarbības informāciju un izmanto to tikai līguma izpildei. TopSoft OÜ īsteno DPA paredzētos pasākumus. Klientam pienācīgi jākonfigurē lomas un tiesības un jāaizsargā ierīces un tīkli.
10. Intelektuālais īpašums
Pakalpojums, programmatūra, dokumentācija, zīmols un saistītās tiesības pieder TopSoft OÜ un tā licences devējiem. Īpašumtiesības Klientam netiek nodotas. Atsauksmes var izmantot Pakalpojuma uzlabošanai, neizpaužot Klienta konfidenciālo informāciju.
11. Apturēšana, izbeigšana un datu pārnesamība
Klients var atcelt abonementa pagarināšanu, izmantojot pieejamo konta funkciju vai atbalstu, pirms sākas nākamais norēķinu periods. Ja pasūtījumā nav saskaņots citādi, atcelšana stājas spēkā pašreizējā norēķinu perioda beigās; Klientam paziņo izbeigšanas datumu. Ja jaunais periods jau ir sācies, par to aprēķinātā maksa paliek maksājama neatkarīgi no faktiskās samaksas brīža. Nesamaksāšana nav atcelšana. Šie noteikumi neierobežo obligātās tiesības uz priekšlaicīgu izbeigšanu vai turpmāk norādītos īpašos pārslēgšanās noteikumus.
Būtisks pārkāpums, kas nav novērsts saprātīgā termiņā pēc paziņojuma, dod otrai pusei tiesības izbeigt līgumu. TopSoft OÜ var nekavējoties apturēt piekļuvi, lai novērstu kaitējumu, reaģētu uz incidentu, izpildītu likuma prasības vai pārtrauktu acīmredzami prettiesisku izmantošanu.
Klients var izmantot pieejamās eksporta funkcijas vai lūgt atbalstam sagatavot eksportu. Pēc līguma izbeigšanas pēc Klienta izvēles datus atdod un atlikušās kopijas dzēš vai dzēš bez atdošanas. Dzēšana aktīvajās sistēmās notiek 90 dienu laikā pēc izbeigšanas, ņemot vērā datu izgūšanas periodu pārslēgšanās gadījumā un saskaņā ar DPA atsevišķi rakstiski saskaņotu pagarinājumu. Klients atbild par vajadzīgo kopiju saņemšanu un savu grāmatvedības dokumentu glabāšanu; ilgtermiņa grāmatvedības arhivēšana pēc izbeigšanas netiek atsevišķi nodrošināta.
Pēc dzēšanas aktīvajās sistēmās atlikušie dati var saglabāties vairāku Klientu kopīgās rezerves kopijās līdz plānotajai rotācijai, parasti ne ilgāk kā 30 dienas un tehniski pamatotos gadījumos ne ilgāk kā 60 dienas no dzēšanas aktīvajās sistēmās. Piekļuve ir tikai pilnvarotām personām; datus neizmanto parastajai darbībai vai citiem nolūkiem, izņemot nepieciešamu atjaunošanu. Atjaunošanas gadījumā iepriekš dzēstos datus atkārtoti dzēš pirms parastās apstrādes atsākšanas. Prioritāri ir īsāki obligāti likumā noteikti dzēšanas termiņi.
11.1. Datu eksports un pārslēgšanās
Lai saņemtu pilnu eksportu, Klienta pilnvarotais pārstāvis sazinās ar atbalstu, norādot kontu, vēlamo datumu un pārsūtīšanas nolūku. Sagatavošana var prasīt tehniskus darbus. Eksports aptver tikai attiecīgā Klienta datus: uzņēmumu, struktūrvienības, lietotājus un darbiniekus; klientus un darījumu partnerus; transportlīdzekļus un aprīkojumu; piedāvājumus, pasūtījumus un rezervācijas; preces, krājumus un piegādātājus; rēķinus, maksājumus un aprēķinus; ziņojumus, pielikumus un failus; lietotāja iestatījumus, ierakstu savstarpējās saites un ar Klientu saistītus izmantošanas metadatus. Faktiskais apjoms ir atkarīgs no izmantotajām funkcijām. Strukturētos datus nodrošina mašīnlasāmā formātā, piemēram, CSV vai JSON, ar saišu aprakstiem; failus — to esošajos formātos. Konkrēto apjomu, formātus un zināmos ierobežojumus paziņo, saskaņojot eksportu. Citu klientu dati, pirmkods un TopSoft OÜ iekšējie drošības mehānismi nav iekļauti; izņēmumi nedrīkst kavēt likumīgu Klienta datu pārnesamību.
Ja piemērojama Regulas (ES) 2023/2854 (Datu akts) VI nodaļa, Klients var izvēlēties citu pakalpojumu sniedzēju, pārsūtīšanu uz savu infrastruktūru vai dzēšanu. Pārslēgšanās paziņošanas termiņš nepārsniedz 30 kalendārās dienas, un tam seko pārejas periods, kas nepārsniedz 30 kalendārās dienas. TopSoft OÜ sniedz saprātīgu palīdzību, uztur līgumā paredzētās funkcijas un drošību un atklāj zināmos darbības nepārtrauktības riskus. Ja pabeigšana šajā periodā ir tehniski neiespējama, 14 darbdienu laikā pēc pieprasījuma sniedz pamatojumu un alternatīvu periodu, kas nepārsniedz septiņus mēnešus. Klients var vienu reizi pagarināt pārejas periodu. Pēc sekmīgas pārslēgšanās līgums izbeidzas, par to paziņojot Klientam; ja izvēlēta dzēšana, tas izbeidzas paziņošanas termiņa beigās. Pēc pārejas perioda seko vismaz 30 kalendārās dienas datu izgūšanai, pēc kurām nodrošina pilnīgu dzēšanu atbilstoši likumam vai atsevišķi saskaņotā vēlākā datumā. Šie īpašie noteikumi ir pārāki par vispārējiem izbeigšanas un dzēšanas termiņiem.
Pirms 2027. gada 12. janvāra atsevišķa maksa par pārslēgšanos ir pieļaujama tikai tieši saistīto izmaksu apmērā un ja piemērojamie nosacījumi bija atklāti pirms līguma noslēgšanas; bez šādas atklāšanas atsevišķa maksa netiek piemērota. No 2027. gada 12. janvāra par pašu pārslēgšanos maksu neiekasē. Parasto Pakalpojuma maksu uzskaita atsevišķi; obligātie izbeigšanas un norēķinu noteikumi paliek spēkā.
12. Garantijas un atbildība
Pakalpojumu sniedz ar saprātīgu profesionālu rūpību. Ciktāl to pieļauj likums, TopSoft OÜ neatbild par netiešiem zaudējumiem, negūtu peļņu vai iespējām vai kaitējumu, kas izriet no Klienta norādījumiem, prettiesiskiem Klienta datiem, Klienta kontrolētām sistēmām vai apstākļiem ārpus saprātīgas kontroles.
TopSoft OÜ kopējā atbildība pret Klientu par visiem ar Pakalpojumu saistītajiem prasījumiem, tostarp DPA prasījumiem, ir ierobežota ar summu, ko Klients samaksājis vai kas tam jāmaksā par Pakalpojumu 12 mēnešos tieši pirms notikuma, kas ir prasījuma pamatā. Ja prasījums saistīts ar vairākiem notikumiem, piemēro periodu pirms pirmā notikuma. Tas ir kopējs limits visiem Klienta prasījumiem, nevis atsevišķs limits katram prasījumam vai dokumentam. Ciktāl to pieļauj likums, tas attiecas arī uz līgumiskiem prasījumiem par konfidencialitāti un personas datu aizsardzību.
Šie ierobežojumi un izņēmumi neattiecas uz tīšiem pārkāpumiem, rupju neuzmanību vai atbildību, kuru nav atļauts ierobežot. Tie neierobežo datu subjektu tiesības, uzraudzības iestāžu pilnvaras vai VDAR noteikto obligāto atbildību.
13. Izmaiņas
TopSoft OÜ var atjaunināt šos Noteikumus tiesību aktu, drošības prasību, darbības vai Pakalpojuma funkciju izmaiņu dēļ. Par būtiskām izmaiņām paziņo lietotnē vai pa e-pastu vismaz 30 kalendārās dienas pirms to spēkā stāšanās. Paziņojumā apraksta izmaiņas, jauno redakciju un spēkā stāšanās datumu. Klientam būtiski nelabvēlīgas izmaiņas piemēro ne agrāk kā nākamajā pagarināšanā pēc paziņošanas termiņa; Klients var atcelt pagarināšanu pirms to piemērošanas. Cenu izmaiņas regulē 4. sadaļa, bet apakšapstrādātāju izmaiņas — DPA.
Ja likums vai steidzama drošības problēmu novēršana neļauj ievērot šo paziņošanas termiņu, izmaiņas ierobežo līdz nepieciešamajam un bez nepamatotas kavēšanās sniedz paziņojumu ar skaidrojumu. Jaunas redakcijas publicēšana pati par sevi nav piekrišana jaunām saistībām. Ja nepieciešama atsevišķa piekrišana, to saņem no Klienta pilnvarotā pārstāvja pirms izmaiņu piemērošanas. Automātiskos maksājumus un integrācijas pieņemto noteikumu ietvaros apstiprina atsevišķi, un tās pašas par sevi neprasa atkārtoti pieņemt visu līgumu.
14. Piemērojamās tiesības un strīdi
Piemēro Igaunijas tiesības. Puses vispirms cenšas atrisināt strīdu godprātīgās sarunās. Neatrisinātus strīdus izskata Harju apriņķa tiesa, ja vien obligātās tiesību normas neparedz citādi.
15. Elektroniska pieņemšana
Atzīmējot izvēles rūtiņu un pabeidzot iestatīšanu, Klients elektroniski pieņem dokumentus. TopSoft OÜ saglabā pierādījumus: dokumenta redakciju un kontrolsummu, pieņemšanas datumu un laiku, kā arī Klienta un dokumentus pieņēmušā pārstāvja datus. Pretrunu gadījumā starp tulkojumiem Klienta attiecībās ar TopSoft OÜ noteicošā ir attiecīgā dokumenta valodas versija, ko Klients ir pieņēmis, ja vien nav atsevišķas rakstiskas vienošanās par pretējo. Saskarnes valodas maiņa pati par sevi nemaina pieņemtā dokumenta valodu.