Tietosuojaseloste
Tämä seloste kertoo, miten TopSoft OÜ käsittelee virtualgarage.app-sivuston vierailijoiden, hakijoiden, Asiakkaiden edustajien ja VirtualGarage-sovelluksen (app.virtualgarage.app) käyttäjien henkilötietoja. Se kattaa tilien luonnin ja hallinnan, laskutuksen, tuen, analytiikan ja turvallisuuden.
VirtualGarage (”Palvelu”) on TopSoft OÜ:n tarjoama pilvipalvelu yritysten toiminnan hallintaan.
Asiakas on luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, joka käyttää VirtualGaragea ammatti- tai liiketoiminnassaan. Käyttäjä on luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, jolle Asiakas on myöntänyt käyttöoikeuden tilinsä kautta. Oikeushenkilön puolesta toimivat sen valtuutetut edustajat.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
TopSoft OÜ, rekisteritunnus 12252115, rekisteröity osoite Punane tn 6, Tallinn 13619, Estonia, on rekisterinpitäjä sivuston toiminnan, hakemusten käsittelyn, käyttöoikeuksien hallinnan, VirtualGarage-laskutuksen, tuen ja turvallisuuden yhteydessä. Tietosuojakysymykset: privacy@virtualgarage.app.
Asiakas käsittelee Palvelussa omien asiakkaidensa, palveluja hakevien henkilöiden, työntekijöiden, toimittajien ja muiden henkilötietoja. Asiakas määrää tarkoitukset ja vastaa lainmukaisuudesta rekisterinpitäjänä. TopSoft OÜ toimii sen lukuun käsittelijänä tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) nojalla.
Asiakkaan tietoihin voi kuulua tilauksia, ajoneuvo- ja laitetietoja, asiakirjoja ja tiedostoja, saapuvia ja lähteviä viestejä liitteineen, työntekijöiden, toimittajien ja vastapuolten tietoja sekä integraatioiden asetuksia ja suojattuja käyttöoikeustietoja.
Tietoja voivat syöttää Asiakas ja Käyttäjät, tai niitä voi tulla palveluja hakevilta henkilöiltä julkisten sivujen, lomakkeiden ja widgettien kautta, myös Asiakkaan sivustolta. Tietoja voi tulla hintapyynnöstä, tarjoukseen vastaamisesta, tarjoukseen perustuvasta tilauksesta tai verkkovarauksesta. Rekisteröintiä tai tilin käyttöoikeutta ei tarvita.
Henkilötietoja välittävillä julkisilla sivuilla, lomakkeissa ja widgeteissä esitetään kyseisen palveluntarjoajan nimi, yhteystiedot ja tietosuojaselosteen linkki. Ota niihin yhteyttä tietojen saamiseksi, korjaamiseksi tai poistamiseksi. Tämä seloste ei korvaa Asiakkaan tietosuojaselostetta.
2. Käsiteltävät tiedot
- Tilihakemus ja yhteystiedot: yritys, maa, nimi, rooli, sähköposti, puhelin, verkkosivusto sekä tarkistusten ja arvioinnin tulokset.
- Tili: käyttäjätunnus, yhteystiedot, kieli, roolit, toimipisteet, tunnistautumis- ja turvallisuustiedot. Salasanat säilytetään kryptografisina tiivisteinä.
- Yritys ja laskutus: rekisteri- ja ALV-tunnisteet, osoite, paketti, laskutettava käyttö, laskut ja maksut.
- Tuki: viestit, liitteet ja ongelman selvitystoimet.
- Tekniset tiedot: IP, User-Agent, aikaleimat, lokit, istunnot ja turvallisuustapahtumat.
- Hyväksynnän todisteet: asiakirjan versio ja tiiviste, päivämäärä ja aika sekä Asiakkaan ja hyväksyneen edustajan tiedot.
3. Tarkoitukset ja oikeusperusteet
| Tarkoitus | Peruste |
|---|---|
| Hakemuksen arviointi, käyttöönotto ja palvelun tarjoaminen | Sopimusta edeltävät toimet ja sopimuksen täyttäminen, jos hakija on sopimuspuoli; edustajien ja Käyttäjien osalta oikeutettu etu hakemusten arviointiin ja pääsyn hallintaan |
| Tunnistautuminen, väärinkäytösten ehkäisy, tilitietojen erottelu ja turvallisuus | Oikeutetut edut ja tarvittaessa lakisääteiset velvoitteet |
| Laskutus, kirjanpito ja verot | Sopimus ja lakisääteiset velvoitteet |
| Tuki ja palveluviestit | Sopimus ja oikeutettu etu Palvelun toimintaan ja kehittämiseen |
| Oikeusvaateiden puolustaminen | Oikeutettu etu |
| Käyntien ja käyttöliittymän käytön koontianalytiikka | Oikeutettu etu sivuston ja Palvelun arviointiin ja kehittämiseen tietoja minimoiden ja oikeuksia kunnioittaen; suostumusta edellyttävää teknologiaa käytetään vasta suostumuksen jälkeen |
4. Tietolähteet
Tiedot tulevat sinulta, edustamaltasi Asiakkaalta, muilta valtuutetuilta käyttäjiltä, järjestelmän toiminnasta ja julkisista yritysrekistereistä hakemuksen tai yrityksen tarkistamisen sitä edellyttäessä.
5. Vastaanottajat ja tarjoajat
| Tarjoaja | Palvelu | Sijainti |
|---|---|---|
| OVH HOSTING LIMITED (OVHcloud, Irlanti) | Palvelinympäristö ja tallennus | Frankfurt, Saksa |
| Zone Media OÜ (zone.ee) | VirtualGaragen sähköposti-infrastruktuuri: palvelukirjeenvaihto, ilmoitukset ja tukipyynnöt | Viro / Euroopan unioni |
| Think Intermedia SIA (Sendberry) | Tekstiviestien välitys | Latvia; reitti riippuu vastaanottajan sijainnista ja teleoperaattoreista |
Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös:
- maksupalveluntarjoajille maksujen vastaanottamiseksi, valitun maksutavan tallentamiseksi ja automaattimaksuihin Asiakkaan ottaessa toiminnon käyttöön;
- Asiakkaan yhdistämien integraatioiden ja ulkopuolisten järjestelmien tarjoajille valittujen tietojen, kuten osto- ja myyntilaskujen, maksujen ja vastapuolitietojen siirtämiseksi;
- ammatillisille neuvonantajille, pankeille ja viranomaisille tarkoituksen vaatiessa tai lain edellyttäessä.
Käyttötilastoissa käytetään Plausible Analyticsia, jonka analytiikkatiedot käsitellään ja tallennetaan EU:ssa. Katso kohta 8.
Ennen tietyn maksupalvelun käyttöönottoa Asiakkaalle annetaan tarjoajan tiedot ja sen tietosuojaselosteen linkki. Integraation yhteydessä näytetään vastaanottaja, tiedot ja siirtoehdot. Rooli perustuu todelliseen käsittelyyn: TopSoft OÜ:n omaa laskutusta palveleva tarjoaja ei automaattisesti ole Asiakkaan tietojen alikäsittelijä. DPA:n edellyttämät muutokset ilmoitetaan sen mukaisesti. Emme myy henkilötietoja. Integraatiot noudattavat Asiakkaan asetuksia, ja niihin voivat soveltua tarjoajan ehdot ja selosteet.
Zone Media OÜ ylläpitää VirtualGaragen sähköposti-infrastruktuuria. Tämä ei tarkoita, että Asiakkaan sähköpostitilit sijaitsevat Zonella. Asiakkaan valitsemat sähköpostipalvelut määräytyvät sen asetuksista ja sopimuksista.
6. Kansainväliset siirrot
Pääasiallinen palvelinympäristö sijaitsee Saksassa. VirtualGaragen sähköposti-infrastruktuuri ja analytiikan tallennus ovat EU:ssa. Viestien reitit riippuvat vastaanottajista ja tarjoajista. ETA:n ulkopuoliset henkilötietosiirrot noudattavat GDPR:n V lukua perustuen soveltuvaan riittävyyspäätökseen tai asianmukaisiin suojatoimiin, kuten vakiosopimuslausekkeisiin, ja tarvittaviin lisätoimiin.
7. Säilytysajat
Aika riippuu tarkoituksesta. TopSoft OÜ:n omiin tarkoituksiin käsiteltäviä tietoja säilytetään näin:
- keskeneräiset hakemukset enintään 90 päivää viimeisestä yhteydenotosta; hylätyt enintään 90 päivää päätöksestä. Yksittäisiä tietoja voidaan säilyttää pidempään väärinkäytöksen tutkimiseksi tai oikeusvaateiden puolustamiseksi;
- Asiakkaan yhteys- ja sopimustiedot sopimussuhteen ajan ja yleensä enintään kolme vuotta sen päätyttyä oikeusvaateita varten; tämä ei tarkoita koko tilin sisällön säilyttämistä kolmea vuotta;
- TopSoft OÜ:n oma kirjanpito, mukaan lukien VirtualGarage-laskut ja maksutiedot, lakisääteisen ajan, yleensä seitsemän vuotta kyseisen tilikauden lopusta;
- turvallisuuslokit yleensä enintään 12 kuukautta, tarvittaessa pidempään yksittäisen tapahtuman tutkimiseen;
- sopimusasiakirjojen hyväksymistodisteet sopimuksen ajan ja sovellettavien oikeusvaade- ja lakisääteisten säilytysaikojen ajan.
Asiakkaan syöttämiä tietoja käsitellään palvelun tarjoamisen ajan. Sen päätyttyä tiedot palautetaan ja jäljelle jäävät kopiot poistetaan tai poistetaan ilman palautusta Asiakkaan valinnan mukaan. Aktiivijärjestelmistä poistaminen tapahtuu 90 päivässä päättymisestä huomioiden ehtojen kohdan 11.1 erityiset siirto- ja noutosäännöt. Lisäajasta voidaan sopia kirjallisesti tarkoitus ja tarkka päättymispäivä määrittäen; DPA säilyy eikä tietoja käytetä muuhun.
Poistamisen jälkeen jäännöstietoja voi olla useiden Asiakkaiden yhteisissä varmuuskopioissa suunniteltuun kiertoon asti, yleensä enintään 30 päivää ja perustellusta teknisestä tarpeesta enintään 60 päivää aktiivijärjestelmistä poistamisesta. Pääsy rajataan valtuutetuille henkilöille; tietoja ei käytetä normaaliin toimintaan tai muihin tarkoituksiin kuin välttämättömään palauttamiseen. Palautuksessa aiemmin poistetut tiedot poistetaan uudelleen ennen normaalin käsittelyn jatkumista. Lain pakolliset lyhyemmät poistomääräajat ovat ensisijaisia.
Asiakas vastaa omien kirjanpito- ja muiden asiakirjojensa säilytysajoista ja kopioiden ajoissa hankkimisesta. TopSoft OÜ:n oma kirjanpitovelvoite ei tarkoita Asiakkaan asiakirjojen säilyttämistä VirtualGaragessa seitsemän vuotta päättymisen jälkeen.
8. Evästeet ja analytiikka
Plausible Analyticsia käytetään virtualgarage.app- ja app.virtualgarage.app-palveluissa käyntien ja käyttöliittymän käytön arviointiin ja kehittämiseen. Saamme koontitilastoja sivuista, viittauslähteistä, selaimista, käyttöjärjestelmistä, laitetyypeistä ja likimääräisestä sijainnista.
Plausible ei käytä analytiikassa evästeitä, paikallista tallennusta tai pysyviä tunnisteita eikä seuraa kävijöitä sivustojen tai päivien välillä. IP-osoitetta ja User-Agentia käsitellään hetkellisesti sijainnin arviointiin ja päivätunnisteen luontiin; alkuperäisiä IP-osoitteita tai kokonaisia User-Agent-merkkijonoja ei säilytetä analytiikassa. Käsittely ja tallennus tapahtuvat EU:ssa.
Lisätietoja: Plausiblen tietosuojakuvaus. Kuvaus koskee sivuston ja sovelluksen analytiikkaa; tekniset lokit käsitellään erikseen tämän selosteen mukaan.
Sovellus tallentaa valitsemasi kielen selaimen localStorageen seuraavia käyntejä varten. Voit vaihtaa kieltä sovelluksessa tai poistaa asetuksen tyhjentämällä sivustotiedot selaimesta.
Kirjautumiseen, istunnon ylläpitoon ja suojaamiseen voidaan käyttää välttämättömiä evästeitä tai paikallista tallennusta. Mainosevästeitä ei käytetä. Suostumusta tarvitsevat vapaaehtoiset teknologiat otetaan käyttöön vasta suostumuksen jälkeen.
9. Oikeutesi
Olosuhteista riippuen voit pyytää pääsyä, oikaisua, poistamista, rajoittamista tai siirtoa, vastustaa käsittelyä tai perua suostumuksen aiemman laillisen käsittelyn siihen vaikuttamatta. Henkilöllisyys voidaan tarkistaa. Oikeudet riippuvat perusteesta ja olosuhteista; laki ja muiden oikeudet huomioidaan.
Voit valittaa Viron tietosuojaviranomaiselle (Andmekaitse Inspektsioon), aki.ee, tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle.
Asiakkaan lukuun käsiteltäviä tietoja koskevat pyynnöt käsittelee Asiakas. Välitämme meille tulleet pyynnöt sille ja avustamme DPA:n mukaan, ellei laki määrää muuta.
10. Automaattiset päätökset
Hakemuksen täydellisyys ja väärinkäytöksen merkit voidaan tarkistaa automaattisesti. Hyväksymispäätöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia tai vastaavan merkittäviä seurauksia, ei tehdä yksinomaan automaattisesti.
11. Turvallisuus
Riskiin suhteutetut toimet kattavat käyttöoikeuksien, roolien ja tilitietojen erottelun, tiedonsiirron salauksen, lokituksen, päivitykset, varmuuskopiot ja häiriöihin reagoinnin. Mikään verkkopalvelu ei takaa täydellistä turvallisuutta.
12. Muutokset
Selostetta voidaan päivittää Palvelun, tarjoajien tai lain muuttuessa. Ajantasainen versio ja päiväys julkaistaan täällä. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan sovelluksessa tai sähköpostitse.
TopSoft OÜ:n osoitteen tai yhteystietojen muutokset julkaistaan tässä selosteessa. Tietojen päivitys saman oikeushenkilön ja rekisteritunnuksen säilyessä ei itsessään muuta käsittelytarkoituksia tai -ehtoja eikä edellytä selosteen hyväksymistä.