Privaatsuspoliitika
See poliitika selgitab, kuidas TopSoft OÜ töötleb virtualgarage.app külastajate, taotlejate, Klientide esindajate ja VirtualGarage’i rakenduse (app.virtualgarage.app) kasutajate isikuandmeid. See hõlmab kontode loomist ja haldamist, VirtualGarage’i eest arveldamist, tuge, analüütikat ja turvalisust.
VirtualGarage („Teenus“) on ettevõtete tegevuse juhtimiseks mõeldud pilveteenus, mida osutab TopSoft OÜ.
Klient on füüsiline või juriidiline isik, kes kasutab VirtualGarage’i oma kutse- või majandustegevuses. Kasutaja on füüsiline või juriidiline isik, kellele Klient on andnud õiguse kasutada VirtualGarage’i oma konto kaudu. Juriidilise isiku nimel tegutsevad tema volitatud esindajad.
1. Vastutav töötleja ja kontakt
TopSoft OÜ, registrikood 12252115, registrijärgne aadress Punane tn 6, Tallinn 13619, Estonia, on vastutav töötleja veebilehe toimimise, taotluste läbivaatamise, Teenuse juurdepääsu haldamise, arveldamise, toe ja turvalisuse eesmärgil töödeldavate isikuandmete suhtes. Privaatsusküsimused: privacy@virtualgarage.app.
Klient töötleb VirtualGarage’is oma klientide, teenusest huvitatud isikute, töötajate, tarnijate ja teiste isikuandmeid. Klient määrab eesmärgid ja vastutab seaduslikkuse eest vastutava töötlejana. TopSoft OÜ töötleb neid Kliendi nimel volitatud töötlejana andmetöötluslepingu (DPA) alusel.
Kliendi andmed võivad sisaldada tellimusi, sõidukite ja seadmete andmeid, dokumente ja faile, saabuvaid ja väljuvaid sõnumeid koos manustega, töötajate, tarnijate ja teiste partnerite andmeid ning Kliendi ühendatud integratsioonide seadeid ja kaitstud juurdepääsuandmeid.
Andmed võivad pärineda Kliendilt või Kasutajatelt või teenust soovivatelt isikutelt VirtualGarage’i avalike lehtede, vormide ja vidinate kaudu, ka Kliendi veebilehtedelt. Andmed võivad saabuda hinnapäringust, pakkumisele vastamisest, selle alusel tellimuse loomisest või veebibroneeringust. Registreerumine ega kontole juurdepääs pole selleks vajalik.
Isikuandmeid edastavatel avalikel lehtedel, vormides ja vidinates on vastava teenuseosutaja privaatsuspoliitika link, nimi ja kontaktandmed. Juurdepääsu, parandamise või kustutamise küsimustes pöörduge seal näidatud kontaktide poole. See poliitika ei asenda Kliendi privaatsuspoliitikat.
2. Töödeldavad andmed
- Kontotaotlus ja kontaktid: ettevõte, riik, nimi, roll, e-post, telefon, veebileht, kontrolli ja läbivaatamise tulemused.
- Konto: kasutajanimi, kontaktid, keel, rollid, asukohad, autentimis- ja turvaandmed. Paroole säilitatakse krüptograafiliste räsidena.
- Ettevõte ja arveldamine: registri- ja käibemaksukohustuslase numbrid, aadress, pakett, arveldatav kasutus, arved ja maksed.
- Tugi: sõnumid, manused ja pöördumise diagnoosimiseks tehtud toimingud.
- Tehnilised andmed: IP, User-Agent, ajatemplid, logid, seansid ja turvasündmused.
- Dokumentidega nõustumise tõend: versioon ja räsi, kuupäev ja kellaaeg, Kliendi ja nõustunud esindaja andmed.
3. Eesmärgid ja õiguslikud alused
| Eesmärk | Alus |
|---|---|
| Kontotaotluse läbivaatamine, Kliendi liitumine ja teenuse osutamine | Lepingueelsed meetmed ja lepingu täitmine, kui taotleja on lepingupool; esindajate ja Kasutajate puhul õigustatud huvi taotluse hindamiseks ja juurdepääsu haldamiseks |
| Autentimine, kuritarvituste vältimine, kontode andmete eraldamine ja turvalisus | Õigustatud huvid ning vajaduse korral seadusest tulenevad kohustused |
| Arved, raamatupidamine ja maksud | Leping ja seadusest tulenevad kohustused |
| Tugi ja teenusega seotud teated | Leping ja õigustatud huvi Teenuse toimimiseks ning parandamiseks |
| Õigusnõuete kaitsmine | Õigustatud huvi |
| Külastuste ja kasutajaliidese kasutuse koondanalüütika | Õigustatud huvi veebilehe ja Teenuse hindamiseks ning parandamiseks, minimeerides andmeid ja austades külastajate õigusi; nõusolekut vajavat tehnoloogiat kasutatakse alles pärast nõusolekut |
4. Allikad
Andmed pärinevad teilt, teie esindatavast Kliendist, teistelt volitatud kasutajatelt, süsteemi tegevusest ja avalikest äriregistritest, kui see on vajalik taotluse või ettevõtte kontrolliks.
5. Saajad ja teenusepakkujad
| Pakkuja | Teenus | Asukoht |
|---|---|---|
| OVH HOSTING LIMITED (OVHcloud, Iirimaa) | Majutus ja andmete säilitamine | Frankfurt, Saksamaa |
| Zone Media OÜ (zone.ee) | VirtualGarage’i e-posti taristu: teenusega seotud kirjavahetus, teated ja klienditoe pöördumised | Eesti / Euroopa Liit |
| Think Intermedia SIA (Sendberry) | SMS-ide edastamine | Läti; teekond sõltub saaja asukohast ja kaasatud sideoperaatoritest |
Isikuandmeid võidakse edastada ka:
- makseteenuse pakkujatele maksete vastuvõtmiseks, valitud makseviisi salvestamiseks ja automaatseks tasumiseks, kui Klient funktsiooni lubab;
- Kliendi ühendatud integratsioonide ja välissüsteemide pakkujatele valitud andmete, sealhulgas ostu- ja müügiarvete, maksete, partnerite ja seotud andmete edastamiseks;
- kutselistele nõustajatele, pankadele ja ametiasutustele, kui eesmärgiks vajalik või seadusega nõutud.
Veebi ja rakenduse kasutusstatistikaks kasutatakse Plausible Analyticsit, mille analüütikaandmeid töödeldakse ja säilitatakse EL-is. Vt punkt 8.
Enne konkreetse makseteenuse lubamist antakse Kliendile pakkuja andmed ja privaatsuspoliitika link. Integratsiooni ühendamisel kuvatakse saaja, andmete koosseis ja vahetustingimused. Roll sõltub tegelikust töötlemisest: TopSoft OÜ enda arvelduse pakkuja ei muutu automaatselt Kliendi andmete alamtöötlejaks DPA järgi. DPA kohast teavitamist nõudvad muudatused teatatakse selle korra järgi. Me ei müü isikuandmeid. Integratsioonid toimivad Kliendi seadistuste järgi ning neile võivad kehtida pakkujate tingimused ja poliitikad.
Zone Media OÜ teenindab VirtualGarage’i e-posti taristut. See ei tähenda Kliendi e-posti kontode majutamist Zone’is. Kliendi valitud e-posti pakkujad sõltuvad tema seadistustest ja lepingutest.
6. Rahvusvahelised edastamised
Põhimajutus asub Saksamaal. VirtualGarage’i e-posti taristu ja analüütikaandmete säilitamine asuvad EL-is. Sõnumite marsruudid sõltuvad saajatest ja pakkujatest. Väljapoole EMP-d edastamisel järgitakse GDPR-i V peatükki, kasutades kohaldatavat piisavusotsust või asjakohaseid kaitsemeetmeid, sealhulgas lepingu tüüptingimusi ja vajalikke lisameetmeid.
7. Säilitamisajad
Tähtajad sõltuvad eesmärgist. TopSoft OÜ enda eesmärkidel töödeldavaid andmeid säilitatakse järgmiselt:
- lõpetamata kontotaotlused kuni 90 päeva viimasest suhtlusest; tagasilükatud taotlused kuni 90 päeva otsusest. Üksikuid andmeid võib hoida kauem kuritarvituse uurimiseks või õigusnõuete kaitseks;
- Kliendi kontakt- ja lepinguandmed suhte ajal ning tavaliselt kuni kolm aastat pärast lõppu õigusnõuete kaitseks; see ei tähenda kogu konto sisu hoidmist kolm aastat;
- TopSoft OÜ enda raamatupidamisdokumendid, sealhulgas VirtualGarage’i arved ja makseandmed, seadusega nõutud aja, tavaliselt seitse aastat vastava majandusaasta lõpust;
- turvalogid tavaliselt kuni 12 kuud, kauem konkreetse intsidendi uurimiseks;
- lepinguliste dokumentidega nõustumise tõendid lepingu ajal ning õigusnõuete kaitse ja kohustusliku säilitamise tähtaja jooksul.
Kliendi sisestatud andmeid töödeldakse teenuse osutamise ajal. Seejärel andmed Kliendi valikul tagastatakse ja ülejäänud koopiad kustutatakse või kustutatakse tagastamata. Aktiivsüsteemidest kustutatakse hiljemalt 90 päeva jooksul lõpetamisest, arvestades tingimuste punkti 11.1 ülemineku ja kättesaamise erireegleid. Lisaperioodi võib kokku leppida eraldi kirjalikult, määrates eesmärgi ja lõppkuupäeva; DPA kehtib ning andmeid muudel eesmärkidel ei kasutata.
Pärast aktiivsüsteemidest kustutamist võivad jääkandmed säilida mitme Kliendi ühistes varukoopiates kuni plaanilise rotatsioonini, tavaliselt kuni 30 päeva ning põhjendatud tehnilise vajaduse korral kuni 60 päeva aktiivsüsteemidest kustutamisest. Juurdepääs on ainult volitatud isikutel; andmeid ei kasutata tavapärases töös ega muuks kui vajalikuks taastamiseks. Taastamisel kustutatakse varem kustutatud andmed uuesti enne tavapärase töötlemise jätkumist. Seaduse kohustuslikud lühemad kustutustähtajad on ülimuslikud.
Klient vastutab oma raamatupidamis- ja muude dokumentide säilitamise ning vajalike koopiate õigeaegse saamise eest. TopSoft OÜ kohustus säilitada enda raamatupidamisdokumente ei tähenda kohustust hoida Kliendi dokumente VirtualGarage’is seitse aastat pärast teenuse lõppu.
8. Küpsised ja analüütika
Veebis virtualgarage.app ja rakenduses app.virtualgarage.app kasutatakse Plausible Analyticsit külastuste, kasutajaliidese kasutuse ja Teenuse parandamise hindamiseks. Saame koondstatistikat külastatud lehtede, viiteallikate, brauserite, operatsioonisüsteemide, seadmetüüpide ja ligikaudse asukoha kohta.
Plausible ei kasuta analüütikaks küpsiseid, kohalikku salvestusruumi ega püsitunnuseid ega jälgi külastajaid eri veebilehtedel või päevadel. IP-aadressi ja User-Agent stringi töödeldakse ajutiselt ligikaudse asukoha ja päevase tunnuse loomiseks; algseid IP-aadresse ega täielikke User-Agent stringe analüütikas ei säilitata. Analüütikaandmeid töödeldakse ja hoitakse EL-is.
Lisainfo: Plausible’i andmetöötluse kirjeldus. See kord puudutab veebi ja rakenduse analüütikat; VirtualGarage’i tehnilisi logisid töödeldakse eraldi selle poliitika alusel.
Rakendus salvestab valitud keele brauseri localStorage’i järgnevateks külastusteks. Keelt saab muuta rakenduses või seadistuse eemaldada brauseri saidiandmeid kustutades.
Sisselogimiseks, seansi hoidmiseks ja kaitseks võidakse kasutada vajalikke küpsiseid või kohalikku salvestusruumi. Reklaamiküpsiseid ei kasutata. Nõusolekut vajavad vabatahtlikud tehnoloogiad lülitatakse sisse alles pärast nõusolekut.
9. Teie õigused
Olenevalt asjaoludest võite taotleda juurdepääsu, parandamist, kustutamist, piiramist ja ülekandmist, esitada vastuväite või võtta nõusoleku tagasi varasemat seaduslikku töötlemist mõjutamata. Vajalik võib olla isiku tuvastamine. Õiguste kohaldumine sõltub alusest ja asjaoludest; arvestatakse seadust ja teiste õigusi.
Kaebuse võib esitada Andmekaitse Inspektsioonile, aki.ee, või teisele pädevale järelevalveasutusele.
Kliendi nimel töödeldavate andmete taotlusi lahendab Klient. Meile saabunud taotluse edastame talle ja aitame DPA järgi, kui seadus ei nõua teisiti.
10. Automatiseeritud otsused
Kontotaotluse täielikkust ja kuritarvituse tunnuseid võidakse kontrollida automaatselt. Taotluse heakskiitmist, millel on õiguslik või samaväärselt oluline mõju, ei otsustata üksnes automaatselt.
11. Turvalisus
Riskile vastavalt rakendatakse juurdepääsukontrolli, rollide ja kontode andmete eraldamist, võrguühenduse krüptimist, logimist, uuendusi, varundamist ja intsidentidele reageerimist. Ükski internetiteenus ei saa tagada absoluutset turvalisust.
12. Muudatused
Teenuse, pakkujate või seaduste muutumisel võidakse poliitikat uuendada. Siin avaldatakse kehtiv versioon ja kuupäev. Olulistest muudatustest teavitatakse Kliente rakenduses või e-postiga.
TopSoft OÜ registrijärgse aadressi või kontaktide muutumisel avaldatakse uued andmed siin. Sama juriidilise isiku ja registrikoodi rekvisiitide uuendus ei muuda iseenesest töötlemise eesmärke ega tingimusi ega nõua poliitikaga nõustumist.