Политика конфиденциальности
Настоящая Политика объясняет, как TopSoft OÜ обрабатывает персональные данные посетителей сайта virtualgarage.app, заявителей, представителей Клиентов и пользователей приложения VirtualGarage (app.virtualgarage.app). Она охватывает создание и администрирование аккаунтов, расчёты за услуги VirtualGarage, поддержку, аналитику и безопасность.
VirtualGarage («Сервис») — облачный сервис для управления деятельностью предприятий, предоставляемый компанией TopSoft OÜ.
Клиент — физическое или юридическое лицо, использующее VirtualGarage в рамках своей профессиональной или предпринимательской деятельности. Пользователь — физическое или юридическое лицо, которому Клиент предоставил доступ к использованию VirtualGarage в рамках своего аккаунта. От имени юридического лица действуют его уполномоченные представители.
1. Контролёр и контакт
TopSoft OÜ, регистрационный код 12252115, зарегистрированный адрес: Punane tn 6, Tallinn 13619, Estonia, выступает контролёром персональных данных, обрабатываемых для работы сайта, рассмотрения заявок, администрирования доступа к Сервису, расчётов за VirtualGarage, поддержки и безопасности. Запросы по конфиденциальности: privacy@virtualgarage.app.
Клиент использует VirtualGarage для обработки персональных данных своих клиентов, лиц, обращающихся за услугами, сотрудников, поставщиков и других лиц. Клиент определяет цели обработки этих данных и отвечает за её законность, выступая их контролёром. TopSoft OÜ обрабатывает эти данные по поручению Клиента как обработчик на основании Соглашения об обработке данных (DPA).
В составе Данных Клиента могут обрабатываться заказы, сведения о транспортных средствах и оборудовании, документы и файлы, входящие и исходящие сообщения с вложениями, данные сотрудников, поставщиков и других контрагентов, а также настройки и защищённые данные доступа, необходимые для подключённых Клиентом интеграций.
Данные могут вноситься Клиентом или его Пользователями, а также поступать от лиц, обращающихся к Клиенту за услугами, через публичные страницы, формы и виджеты VirtualGarage. Такие формы и виджеты могут размещаться на сайтах Клиента. Данные могут поступать при отправке запроса цены, ответе на ценовое предложение, создании заказа на его основании или онлайн-записи. Для этих действий регистрация или доступ к аккаунту VirtualGarage не требуются.
На публичных страницах, в формах и виджетах VirtualGarage, через которые передаются персональные данные, размещается ссылка на политику конфиденциальности лица, предоставляющего соответствующие услуги, с указанием его наименования или имени и контактных данных. По вопросам доступа, исправления или удаления переданных им данных обращайтесь по указанным там контактам. Настоящая Политика не заменяет политику конфиденциальности Клиента.
2. Какие данные мы обрабатываем
- Заявка на создание аккаунта и контакты: компания, страна, имя, роль, email, телефон, сайт, результаты проверки и рассмотрения.
- Аккаунт: имя пользователя, контакты, язык, роли, локации, данные аутентификации и безопасности. Пароли хранятся в виде криптографических хешей.
- Компания и расчёты: регистрационный и VAT-номера, адрес, тариф, данные использования для расчётов, счета и платежи.
- Поддержка: сообщения, вложения и действия для диагностики обращения.
- Технические данные: IP, User-Agent, время, журналы, сессии и события безопасности.
- Подтверждение принятия документов: версия и хеш документа, дата и время принятия, сведения о Клиенте и принявшем документы представителе.
3. Цели и правовые основания
| Цель | Основание |
|---|---|
| Рассмотрение заявки на создание аккаунта, подключение Клиента и оказание услуги | Преддоговорные меры и исполнение договора, когда заявитель сам является его стороной; для представителей и Пользователей Клиента — законный интерес в рассмотрении заявки и администрировании доступа к Сервису |
| Аутентификация, предотвращение злоупотреблений, разделение данных разных аккаунтов и безопасность | Законные интересы и, когда применимо, юридические обязанности |
| Счета, бухгалтерия и налоги | Договор и юридические обязанности |
| Поддержка и служебные сообщения | Договор и законный интерес в эксплуатации и улучшении Сервиса |
| Защита юридических требований | Законный интерес |
| Сводная аналитика посещаемости и использования интерфейса | Законный интерес в оценке работы и улучшении сайта и Сервиса при минимизации данных и соблюдении прав посетителей; если конкретная технология требует согласия, она применяется только после его получения |
4. Источники
Данные поступают от вас, представляемого вами Клиента, других уполномоченных пользователей, из активности системы и публичных бизнес-регистров, когда это необходимо для проверки заявки или компании.
5. Получатели и поставщики
| Поставщик | Услуга | Место |
|---|---|---|
| OVH HOSTING LIMITED (OVHcloud, Ирландия) | Хостинг и хранение данных | Франкфурт, Германия |
| Zone Media OÜ (zone.ee) | Почтовая инфраструктура VirtualGarage: служебная переписка, уведомления и обращения в поддержку | Эстония / Европейский союз |
| Think Intermedia SIA (Sendberry) | Передача SMS | Латвия; маршрут доставки зависит от местонахождения получателя и участвующих операторов связи |
Персональные данные также могут передаваться:
- платёжным провайдерам — для приёма платежей, сохранения выбранного Клиентом способа оплаты и автоматической оплаты подписки, если Клиент подключил такую функцию;
- поставщикам интеграций и сторонних систем, подключённых Клиентом, — для передачи выбранных Клиентом данных, в том числе счетов покупок и продаж, сведений об оплатах, контрагентах и связанных данных;
- профессиональным консультантам, банкам и государственным органам — когда это необходимо для соответствующей цели обработки или требуется законом.
Для статистики посещений сайта и использования приложения используется Plausible Analytics с обработкой и хранением аналитических данных в ЕС. Подробнее — в разделе 8.
До включения конкретного платёжного сервиса Клиенту предоставляются сведения о поставщике и ссылка на его политику конфиденциальности. При подключении интеграции показываются получатель, состав передаваемых данных и условия обмена. Роль поставщика определяется фактической обработкой: поставщик для собственных расчётов TopSoft OÜ не становится автоматически субобработчиком Данных Клиента по DPA. Об изменениях, требующих уведомления по DPA, сообщается в установленном им порядке. Мы не продаём персональные данные. Интеграции, подключённые Клиентом, работают в соответствии с его настройками и могут регулироваться условиями и политиками соответствующих поставщиков.
Zone Media OÜ обслуживает почтовую инфраструктуру VirtualGarage. Это не означает, что у неё размещены почтовые аккаунты Клиента. Провайдеры почты, самостоятельно выбранные Клиентом, определяются его настройками и договорами.
6. Международная передача
Основной хостинг находится в Германии. Почтовая инфраструктура VirtualGarage и хранение аналитических данных размещены в ЕС. Маршруты доставки сообщений зависят от получателей и участвующих поставщиков. Если обработка предусматривает передачу персональных данных за пределы ЕЭЗ, такая передача осуществляется с соблюдением главы V GDPR, на основании применимого решения об адекватности или соответствующих гарантий, включая стандартные договорные положения, и с необходимыми дополнительными мерами.
7. Сроки хранения
Сроки зависят от цели обработки. Данные, которые TopSoft OÜ обрабатывает для собственных целей, хранятся следующим образом:
- незавершённые заявки на создание аккаунта — до 90 дней с последнего взаимодействия по заявке; отклонённые заявки — до 90 дней с даты решения. Отдельные сведения могут сохраняться дольше, если это необходимо для расследования злоупотреблений или защиты правовых требований;
- контактные и договорные сведения о Клиенте — в течение договорных отношений и обычно до 3 лет после их окончания для защиты правовых требований; это не означает хранение всего содержимого аккаунта в течение 3 лет;
- собственные бухгалтерские документы TopSoft OÜ, включая счета за услуги VirtualGarage и сведения об их оплате, — в установленные законом сроки, обычно 7 лет с окончания соответствующего финансового года;
- журналы безопасности — обычно до 12 месяцев, дольше, если это необходимо для расследования конкретного инцидента;
- доказательства принятия договорных документов — в течение договора и применимых сроков защиты правовых требований и обязательного хранения.
Данные, внесённые Клиентом в VirtualGarage, обрабатываются в течение оказания услуги. После её прекращения они по выбору Клиента возвращаются с последующим удалением оставшихся копий либо удаляются без возврата. Удаление из активных систем выполняется не позднее 90 дней после прекращения услуги с учётом специальных правил переноса и периода получения данных по разделу 11.1 Условий. Дополнительный период может быть отдельно письменно согласован с указанием цели и конкретной даты окончания; требования DPA сохраняются, а данные не используются для иных целей.
После удаления из активных систем остаточные данные могут сохраняться в общих резервных копиях нескольких Клиентов до их плановой ротации — обычно не более 30 дней, а при обоснованной технической необходимости не более 60 дней с даты удаления из активных систем. Доступ к таким копиям ограничивается уполномоченными лицами; данные не используются для обычной работы Сервиса или иных целей, кроме необходимого восстановления. При восстановлении ранее удалённые данные удаляются повторно до возобновления их обычной обработки. Более короткие обязательные сроки удаления, установленные законом, имеют приоритет.
Клиент самостоятельно отвечает за соблюдение сроков хранения своей бухгалтерской и иной документации и своевременное получение необходимых копий. Обязанность TopSoft OÜ хранить собственные бухгалтерские документы не означает обязанности хранить документы Клиента в VirtualGarage в течение 7 лет после прекращения услуги.
8. Cookies и аналитика
На сайте virtualgarage.app и в приложении app.virtualgarage.app используется Plausible Analytics для оценки посещаемости, использования интерфейса и улучшения VirtualGarage. Мы получаем сводную статистику о посещённых страницах, источниках переходов, браузерах, операционных системах, типах устройств и приблизительном местоположении посетителей.
Plausible не использует cookies, локальное хранилище или постоянные идентификаторы для аналитики и не отслеживает посетителей между сайтами или на протяжении нескольких дней. IP-адрес и User-Agent временно обрабатываются для определения приблизительного местоположения и формирования суточного идентификатора; исходные IP-адреса и полные строки User-Agent не сохраняются в аналитике. Аналитические данные обрабатываются и хранятся в ЕС.
Подробнее: описание обработки данных Plausible. Описанный порядок относится к аналитике сайта и приложения; технические журналы VirtualGarage обрабатываются отдельно по настоящей Политике.
Приложение сохраняет выбранный вами язык в локальном хранилище браузера (localStorage), чтобы использовать его при следующих посещениях. Вы можете изменить язык в интерфейсе приложения или удалить сохранённую настройку, очистив данные сайта в браузере.
Для входа в приложение, поддержания сессии и её защиты могут использоваться необходимые cookies или локальное хранилище. Рекламные cookies не используются. При добавлении необязательных технологий, требующих согласия, они будут включаться после получения такого согласия.
9. Ваши права
В зависимости от обстоятельств вы можете запросить доступ, исправление, удаление, ограничение, переносимость, возразить против обработки или отозвать согласие без влияния на уже законную обработку. Может потребоваться подтверждение личности. Применимость отдельных прав зависит от основания и обстоятельств обработки; при рассмотрении запроса учитываются требования закона и права других лиц.
Жалобу можно подать в Инспекцию по защите данных Эстонии (Andmekaitse Inspektsioon), aki.ee, либо в другой компетентный надзорный орган.
Запросы по данным, которые TopSoft OÜ обрабатывает по поручению Клиента, рассматривает соответствующий Клиент. Если такой запрос поступит нам, мы передадим его Клиенту и окажем содействие в соответствии с DPA, если закон не требует иного.
10. Автоматизированные решения
Заявка на создание аккаунта VirtualGarage может автоматически проверяться на полноту заполнения и признаки злоупотреблений. Решение об одобрении заявки не принимается исключительно автоматически с юридическими или аналогично существенными последствиями для заявителя.
11. Безопасность
Применяются контроль доступа, разделение ролей, разделение данных разных аккаунтов, шифрование сетевого транспорта, журналирование, обновления, резервное копирование и реагирование на инциденты соразмерно рискам. Ни один интернет-сервис не может гарантировать абсолютную безопасность.
12. Изменения
Политика может обновляться при изменении Сервиса, поставщиков или закона. Здесь публикуются актуальная версия и дата. О существенных изменениях мы уведомляем Клиентов через приложение или по электронной почте.
При изменении зарегистрированного адреса или контактных данных TopSoft OÜ актуальные сведения публикуются в настоящей Политике. Такое обновление реквизитов при сохранении того же юридического лица и регистрационного кода само по себе не изменяет цели или условия обработки персональных данных и не требует принятия Политики.